Von Papierchaos zur digitalen Effizienz

Ordner voller Zettel, vergessene Stundenzettel und unnötige Fahrten ins Büro — so sah der Arbeitsalltag bei RenEksperterne ApS bis vor Kurzem aus. Heute läuft alles digital. Und das mit spürbarem Mehrwert für die Mitarbeiter und das Unternehmen.

Früher: Plastikmappen, Papierstapel und nicht abgerechnete Arbeitsstunden

„Als ich im September 2023 zurück ins Unternehmen kam, war hier noch alles auf Papier“, erzählt Betriebsleiter Mathias Carl. Aufgaben, Notizen, Rechnungen – alles wurde auf Zetteln festgehalten, die im schlimmsten Fall auch mal verloren gingen.

Für den Außendienst bedeutete die „Zettelwirtschaft“ jeden Morgen ins Büro nach Dragør zu fahren, um die Tagesaufträge abzuholen – und am Ende des Tages wieder zurück, um erledigte Berichte abzugeben. Das kostete Zeit, Nerven und Geld.

Heute: Digitale Einsatzplanung direkt aufs Handy

Der Schritt zu Microbizz hat vieles verändert. „Jetzt habe ich alles direkt auf dem Smartphone. Ich sehe jeden Abend, was am nächsten Tag ansteht. Ob ich gut oder schlecht gelaunt aufwache, hängt dann nur noch davon ab, was der Chef eingetragen hat“, erzählt Außendienstmitarbeiter Laurids mit einem Augenzwinkern.

Aufträge kommen digital rein, alle Infos zu Zugangscodes, Adressen und speziellen Anforderungen sind direkt in der App hinterlegt. Kein Papier, keine Mappen, keine verlorenen Stunden.

Mehr Überblick, weniger Fahrerei

Für Mathias und sein Team bedeutet die Umstellung: mehr Flexibilität, eine präzisere Abrechnung und deutlich weniger Leerlaufzeiten. Außendienstler Benson und Laurids starten direkt aus dem Einsatzgebiet. Sie müssen nicht mehr morgens ins Büro – die Aufträge sind schon auf dem Handy. Das spart Fahrtkosten und schont die Umwelt.

„Ich mag es, abends einen Überblick zu haben, was ich morgen zu tun habe und welche Städte ich ansteuere. Ich kann mich vorbereiten und weiß, worauf ich mich einlasse“, sagt Mathias.

Digitalisierung als fortlaufender Prozess

Microbizz macht dabei nicht nur die Auftragsplanung, sondern auch die Urlaubsverwaltung, Abwesenheitsübersicht und Einsatzkoordination digital. Das Unternehmen profitiert von mehr Transparenz und einer besseren Steuerung der Ressourcen.

„Die Digitalisierung ist kein abgeschlossener Prozess, sondern ein Weg, der uns dauerhaft begleiten wird“, betont Mathias.

Fazit: Weniger Papier, mehr Effizienz

Der Wechsel von Papier zu Microbizz hat bei RenEksperterne ApS spürbare Erleichterungen im Alltag gebracht – für das Unternehmen und für jeden einzelnen Mitarbeiter. Und das Beste daran: die Arbeitszeit wird präzise erfasst und abgerechnet, statt im Papierchaos verloren zu gehen.

Tipp: Wer seinen Betrieb ebenfalls digitalisieren möchte, sollte nicht auf den „perfekten Zeitpunkt“ warten. Einfach anfangen und Schritt für Schritt optimieren – wie RenEksperterne ApS.

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