Reicht Projektmanagement-Software für den Außendienst aus, oder fehlt Ihnen etwas?
Projektmanagement-Software reicht in der Regel für ein Dienstleistungsunternehmen aus, wenn die Aufgaben vom Schreibtisch aus geplant und nachverfolgt werden und nur wenige Mitarbeiter bei den Kunden vor Ort arbeiten. Hat das Unternehmen hingegen Außendienstmitarbeiter mit vielen kurzen Einsätzen an verschiedenen Adressen, fehlt der Projektmanagement-Software in der Regel das, was für den Außendienst spezifisch ist: mobiler Zugriff, der auch ohne Netzabdeckung funktioniert, Tourenplanung, Erfassung von Zeit und Material direkt am Einsatzort sowie eine Anbindung an die Rechnungserstellung.
Wofür eignet sich Projektmanagement-Software?
Planung von Projekten mit Meilensteinen und Terminen
Das Projektmanagement- t darauf ausgelegt, Abläufe mit mehreren Teilaufgaben, Abhängigkeiten und Terminen zu planen, wobei das Ziel darin besteht, den Überblick darüber zu behalten, was in welcher Reihenfolge geschehen soll.
Überblick über Aufgaben und Zuständigkeiten vom Büro aus
Die Tools bieten in der Regel einen guten Überblick darüber, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie weit das Projekt fortgeschritten ist, wenn die Arbeit überwiegend am Computer erfolgt.
Wann es ausreicht
Für ein Dienstleistungsunternehmen mit wenigen Mitarbeitern im Außendienst, längerfristigen Aufgaben und einer überschaubaren Anzahl von Besuchen pro Woche kann Projektmanagement-Software durchaus ausreichend sein. Es gibt keinen Grund, die Sache komplexer zu machen, als nötig.
Was fehlt Dienstleistungsunternehmen typischerweise bei Projektmanagement-Software?
Mobiler Zugriff, der auch ohne Netzabdeckung funktioniert
Mitarbeiter, die in Kellern, auf Dächern oder in Gebieten mit schlechtem Empfang arbeiten, benötigen eine mobile App von , die offline funktioniert und sich synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Tourenplanung für zahlreiche tägliche Besuche
Wenn Techniker viele kurze Besuche an verschiedenen Adressen absolvieren, ist Routenplanung entscheidend, um den Tag zu koordinieren. Dies ist selten Teil eines Projekt-Tools, das für die Arbeit am Schreibtisch konzipiert ist.
Zeit, Materialien und Dokumentation direkt im Auftrag
Die Zeit- und Materialerfassung sowie die Qualitätssicherung und die Bilddokumentation müssen direkt am Einsatzort während der Ausführung der Arbeiten erfolgen können, anstatt erst im Nachhinein zusammengestellt zu werden.
Verknüpfung zwischen geleisteter Arbeit und Rechnungsgrundlage
In einem Dienstleistungsunternehmen muss die erbrachte Leistung direkt in eine Rechnungsgrundlage umgewandelt werden können. Fehlt diese Verknüpfung, führt dies jedes Mal, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, zu einem manuellen Abgleich.
Häufig gestellte Fragen zu Projektmanagement und Außendienst
Können wir sowohl Projektmanagement-Software als auch Außendienst-Software nutzen?
Ja, aber das bedeutet in der Regel, dass Daten manuell zwischen den beiden Systemen übertragen werden müssen. Viele Dienstleistungsunternehmen entscheiden sich daher für eine einheitliche Plattform, die auch das Projektmanagement abdeckt, sodass Aufträge, Zeitaufwand und Finanzen an einem Ort zusammengeführt werden.
Wann ist es an der Zeit, von Projektmanagement- auf Außendienst-Software umzusteigen?
Wenn ein immer größerer Teil der Zeit damit verbracht wird, die Techniker anzurufen, anschließend Zeit und Materialien zusammenzustellen und die Rechnungsgrundlage manuell zu erstellen, ist das ein Zeichen dafür, dass das Projektmanagement-Tool den Anforderungen vor Ort nicht mehr gerecht wird.
Ist Außendienstsoftware nicht einfach nur Projektmanagement mit einer App?
Nein. Eine Field-Service-Management-Plattform ist auf Außendienstmitarbeiter zugeschnitten und vereint Fall- und Auftragsmanagement, Tourenplanung, Zeit- und Materialerfassung, Qualitätssicherung und Rechnungsgrundlagen – nicht nur einen Überblick über Aufträge und Termine.
Was ist, wenn wir nur wenige Techniker haben?
Dann kann Projektmanagement-Software für eine gewisse Zeit durchaus ausreichen. Sehen Sie sich die anderen Alternativen zu Außendienst-Software an, um einen Überblick darüber zu erhalten, wann die jeweilige Lösung ausreicht und ab wann sie mehr kostet, als sie einspart.
