Bei Watersystems bot die Zusammenarbeit mit Microbizz die Gelegenheit, die täglichen Arbeitsabläufe des Unternehmens gründlich unter die Lupe zu nehmen. Dabei ging es vor allem um die Überprüfung und Optimierung der Prozesse - und nicht zuletzt um die Qualitätssicherung aller Arbeiten rund um die Kleinkläranlagen.
Das Unternehmen arbeitet in einem Umfeld, in dem Dokumentation und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben eine wichtige Rolle spielen, weshalb eine systematische und strukturierte Herangehensweise bei der Lösung von Aufgaben entscheidend war.
Microbizz als gemeinsame Plattform
Watersystems nutzt Microbizz für alle Belange rund um ihre Kleinkläranlagen. Das gilt für den Verkauf der Anlagen, den laufenden Service, bei Problemen mit den Anlagen und bei der Erstellung von Call-Out-Aufgaben.
Die Mini-Reinigungsanlagen sind als Ausrüstung in Microbizz angelegt, so dass das System konsequent als zentrales Werkzeug für die Verwaltung von Aufgaben, Service und Nachbereitung genutzt wird. Auf diese Weise werden Informationen an einem Ort gesammelt und sowohl Techniker als auch Verwaltung arbeiten auf der gleichen Basis.
Vom Hängeordner zur digitalen Übersicht
Watersystems führte Microbizz bereits 2015-2016 ein. Das Unternehmen ging von einem traditionellen Hängeregistersystem zu einer digitalen Lösung über, die es ermöglichte, eine viel bessere Übersicht über die Mini-Wasseraufbereitungsanlagen, die Serviceaufgaben und die Aufgabeninhalte zu erstellen.
Gleichzeitig wurde es einfacher, strukturierter mit der Planung zu arbeiten und die Touren zu den Einsätzen zu optimieren, was zu einem besseren Ablauf in der täglichen Arbeit führte.
Automatisierung von Wasserproben
Im Jahr 2020 wurde ein weiterer Schritt unternommen, als Watersystems einen automatisierten Prozess für die Bearbeitung von Wasserproben einführte.
Bei Serviceeinsätzen scannen die Techniker einen Barcode, der automatisch mit einem Serviceformular in Microbizz verknüpft wird. Der Barcode wird auf dem Wasserprobenglas angebracht, und wenn die Probe zurückkommt, wird sie erneut gescannt und in den Roboter eingelegt.
Der Rest des Prozesses läuft dann automatisch ab:
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Die Wasserprobe wird mit dem entsprechenden Serviceformular verknüpft
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Die Ergebnisse der Wasserprobe werden verarbeitet
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Das Serviceformular mit den Ergebnissen wird automatisch sowohl an den Kunden als auch an die Gemeinde versandt.
Die Kommunen haben ein besonderes Interesse daran, dass die Wasserproben die geltenden und gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Weniger manuelle Arbeitsabläufe
Ein wesentlicher Teil des Nutzens für Watersystems liegt darin, dass viele manuelle Arbeitsabläufe reduziert oder eliminiert werden konnten. Wo früher Daten manuell bearbeitet und übertragen werden mussten, sind die Prozesse heute weitgehend automatisiert.
Das bedeutet, dass weniger Daten von Hand übertragen werden und die Mitarbeiter keine Zeit mehr damit verbringen müssen, Zahlen einzugeben und Informationen zwischen verschiedenen Systemen zu verschieben.
Automatische Service-Warnungen
Watersystems hat über Microbizz auch automatische Servicewarnungen für Kunden eingerichtet. Es werden keine Telefonanrufe, Briefe oder manuelle E-Mails verschickt.
Stattdessen werden die Kunden automatisch benachrichtigt, wenn ein Service durchgeführt wurde, und der Status wird im System aktualisiert. Eine Lösung, die das Unternehmen auch intern für die tägliche Arbeit nutzt.
Konsequenter Fokus auf Qualitätssicherung
Insgesamt hat die Zusammenarbeit mit Microbizz Watersystems die Möglichkeit gegeben, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen und kontinuierlich zu optimieren. Gleichzeitig hat das Unternehmen einen großen Mehrwert geschaffen, indem es die Qualität aller durchgeführten Arbeiten sichern kann.
Gerade weil die Daten automatisch erfasst und verarbeitet werden, ist das Fehlerrisiko geringer und die Dokumentation jederzeit verfügbar - ohne zusätzliche manuelle Arbeitsabläufe.
Sehen Sie sich das Interview mit Service Manager Helle Zinck an.
