Manglende gennemsigtighed i opgaver og leverancer er en udbredt årsag til tvivl og diskussioner mellem kunde og leverandør. Det gælder ikke mindst ved immaterielle ydelser og serviceopgaver, hvor det ikke altid er synligt, hvad der er blevet udført – og hvornår. Når dokumentation og overblik mangler, opstår der let spørgsmål til arbejdets omfang og kvalitet. Det kan føre til unødvendig administration, forsinkelser i afregning og en oplevelse af manglende transparens.
Med digitale arbejdsgange kan du imødekomme disse udfordringer og skabe et mere effektivt og professionelt samarbejde – uden at belaste organisationen yderligere.
Når kunden ikke kan følge med, opstår tvivl
Det er ikke unormalt, at kunder efterspørger status på en opgave eller beder om at få gensendt dokumentation. For mange virksomheder er det en del af hverdagen – men det er også et tegn på, at kundeoplevelsen ikke er optimal.
Uden adgang til opdateret information bliver det vanskeligt for kunden at følge med, og det fører ofte til:
- Øget behov for manuelle afklaringer
- Risiko for fejl og misforståelser
- Diskussionsprægede afleveringer
- Øget belastning på interne ressourcer
Det er hverken effektivt eller skalerbart – og det går ud over både drift og relationer.
Tvivlen kan være dyr
Når der opstår tvivl om, hvad der er leveret, opstår der også tvivl om, hvad der skal betales for. Det kan sætte hele afregningen på pause og udløse tidskrævende dialoger om dokumentation, opgavens omfang og tidsforbrug. I nogle tilfælde risikerer du, at ikke alle timer bliver betalt, at ekstraarbejde ikke bliver honoreret, eller at der slet ikke bliver sendt en faktura, fordi usikkerheden aldrig bliver afklaret.
Det koster ikke kun tid – det koster penge. Og det svækker kundens tillid til, at jeres samarbejde er baseret på klare og dokumenterbare aftaler.
En digital kundeportal reducerer behovet for manuel kommunikation
Løsningen er ikke nødvendigvis at kommunikere mere – men at kommunikere smartere. Ved at give kunden direkte adgang til relevant data via en digital portal, undgår du, at spørgsmål opstår i første omgang, og du gør det let for kunderne at finde de informationer, de har brug for - når de har brug for dem.
Digitale kundeportaler gør det muligt at:
-
Dele opgavestatus i realtid
-
Tilgængeliggøre dokumentation og billeder
-
Håndtere godkendelser og afvigelser digitalt
-
Give adgang til certifikater og servicehistorik
-
Effektivisere kommunikationen uden at gå på kompromis med kvalitet
Det professionelle samarbejde starter med transparens.
Selvbetjening skaber overblik og tilfredshed
For kunden betyder det en markant forbedring af oplevelsen. I stedet for at være afhængig af at få fat i en kontaktperson eller vente på svar, kan kunden selv logge ind og finde præcis de oplysninger, vedkommende har brug for – præcis når behovet opstår. Det kan være alt fra opgavestatus og historik til billeder, noter, dokumentation og tidligere aftaler. Kunden kan også forespørge på nye opgaver, godkende tilbud eller indsende kommentarer – uden hensyn til åbningstider eller tilgængelighed hos din organisation.
Denne form for tilgængelighed og fleksibilitet giver ikke kun hurtigere afklaring, men styrker også kundens oplevelse af at være i kontrol og tæt på samarbejdet. Det skaber tillid – og i sidste ende højere kundetilfredshed.
Én løsning til det hele: Microbizz Ekstranet
Med Microbizz Ekstranet får dine kunder og samarbejdspartnere direkte adgang til den information, de har brug for – samlet ét sted og tilgængeligt 24/7. Portalen er integreret i jeres Microbizz-løsning og fungerer som en forlængelse af jeres digitale arbejdsgang.
Kunden får fuldt overblik over både planlagte og igangværende opgaver. De kan følge med i opgavens fremdrift, se fotodokumentation, kvalitetstjek og eventuelle afvigelser. Godkendelser af tilbud og ændringer håndteres digitalt, og al dokumentation, inklusive certifikater og afsluttende materialer, er nemt tilgængelig og klar til download. Når opgaven afsluttes, kan faktura og øvrige afsluttende dokumenter tilgås direkte i portalen.
Det reducerer behovet for manuelle afklaringer og frigør tid hos både kunde og leverandør. Beslutningsgange bliver kortere, samarbejdet bliver mere smidigt – og begge parter arbejder ud fra det samme opdaterede grundlag. Samtidig styrkes jeres compliance, da dokumentationen altid er samlet og tilgængelig.
Gennemsigtighed skaber tillid og effektivitet
Når kunden oplever transparens og har nem adgang til information, stiger både tilfredsheden og tilliden. Og når dine medarbejdere ikke skal bruge tid på at gensende dokumenter og forklare statussen, bliver hverdagen lettere – og opgaveløsningen mere effektiv.
