Sådan fakturerer du field service-arbejde digitalt, trin for trin
Du fakturerer field service-arbejde digitalt ved at lade fakturagrundlaget opstå på opgaven, mens arbejdet udføres, i stedet for at samle det bagefter. Tid, materialer og tillæg registreres på opgaven, kontoret gennemgår en udfyldt fakturakladde, og fakturaen sendes som e-mail, EAN-faktura eller via økonomisystemet. Hos Microbizz, en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring, er fakturering en del af den samme platform som planlægning og registrering.
Sådan fakturerer du digitalt i fem trin
1. Registrér arbejdet på opgaven
Fakturaen er kun så god som registreringerne. Medarbejderne registrerer tid, materialer og eventuelle udlæg direkte på opgaven i appen. Ændringer og tillæg, som kunden beder om undervejs, registreres med det samme, så de kommer med på fakturaen.
2. Afslut opgaven og saml fakturagrundlaget
Når opgaven er afsluttet, samler faktureringsmodulet timer, materialer og eventuelle ekstra ydelser og kobler dem til den rigtige sag. Registreringerne skal derfor ikke overføres manuelt.
3. Gennemgå fakturakladden
Økonomiafdelingen får en fakturakladde, der allerede er udfyldt, og kan tilføje kommentarer, rabatter og justeringer, før den sendes. Her kan der også tilføjes produkter og ydelser. Rabatter og prisjusteringer kan følge kundeaftaler, opgavetyper og materialer.
4. Send fakturaen
Fakturaen kan sendes som e-mail, som EAN-faktura eller via integration til økonomisystemet. Kunden kan følge med i dokumentationen for arbejdet via ekstranettet, så fakturaen ikke kommer som en overraskelse.
5. Følg op, til regningen er betalt
Ledere kan se, hvilke opgaver der er faktureret, og hvilke der mangler, så ingen opgaver bliver glemt. Selve betalingen og rykkere håndteres typisk i økonomisystemet, som fakturaen er koblet til.
Hvad skal være på plads, og hvad kan I forvente?
Rigtig registrering fra start
Digital fakturering fjerner efterarbejdet, men ikke behovet for korrekte tal. Aftal, hvordan tid, materialer og tillæg registreres, så fakturakladden ikke skal rettes bagefter.
Kobling til økonomisystemet
Microbizz kan integreres med mange økonomisystemer. EDI-modulet udveksler fakturaer og andre dokumenter elektronisk, kan modtage leverandørfakturaer og kan eksportere data til systemer som Business Central og SAP. Læs mere om integrationer.
Typiske fejl, du undgår
Manuel overførsel af data er en stor kilde til fejl: manglende eller forkerte timer, materialer, der aldrig bliver faktureret, uafsluttede opgaver og rabatter, der ikke matcher aftalen. Når fakturagrundlaget opstår på opgaven, er der færre steder, hvor noget kan gå tabt. Læs mere om at undgå faktureringsfejl i komplekse arbejdsgange.
Hvad har kunder oplevet?
KN Tagdækning oplyser på sin case-side, at fakturering, der tidligere kunne tage op til fem dage, nu kan gøres på en halv time efter opgavens afslutning. Det er kundens egen oplysning, og resultatet varierer fra virksomhed til virksomhed.
Ofte stillede spørgsmål om digital fakturering af field service-arbejde
Hvor hurtigt kan en faktura sendes efter en afsluttet opgave?
Det afhænger af, hvor godt registreringerne er på plads. KN Tagdækning oplyser, at fakturering, der tidligere kunne tage op til fem dage, nu kan gøres på en halv time efter opgavens afslutning.
Kan fakturaen sendes som EAN-faktura?
Ja. Ifølge Microbizz' faktureringsside kan fakturaen sendes som e-mail, som EAN-faktura eller via integration til økonomisystemet, og formater som EAN og OIOUBL understøttes.
Kan vi fakturere med aconto?
Ja, aconto-fakturering understøttes ifølge Microbizz' side for kabel og fiber, hvor tid og materialer registreres løbende. Spørg Microbizz, hvordan det passer til jeres projekter.
Hvad kræver det af vores økonomisystem?
Det afhænger af, hvilket system I bruger. Microbizz nævner integration til de mest anvendte ERP-løsninger, og data kan også udveksles via EDI eller API. Spørg ind til jeres konkrete system, før I beslutter jer.
Kan medarbejdere i marken sende fakturaer?
Ja. Ifølge Microbizz' faktureringsside kan medarbejdere i marken oprette og sende fakturaer fra telefonen. Kontoret kan stadig gennemgå fakturakladden, før den sendes. Du kan bestille en demo og se flowet med jeres egne opgaver.
