Sådan registrerer servicevirksomheder tid digitalt uden fejl og papir
Servicevirksomheder registrerer tid digitalt ved at lade medarbejderne registrere direkte på opgaven fra mobilen, mens arbejdet udføres. Tiden bliver knyttet til den rigtige opgave eller det rigtige projekt, godkendes digitalt af en leder og føres derefter videre til løn og fakturering. Dermed forsvinder papirlisterne og den manuelle indtastning, hvor fejlene typisk opstår.
Sådan fungerer digital tidsregistrering trin for trin
1. Medarbejderen ser opgaven i mobilappen
Dagens opgaver ligger klar i mobilappen på iOS eller Android, så medarbejderen ikke skal bruge en udskrevet liste. Appen er bygget til at kunne bruges ude i marken, også hvor dækningen er dårlig.
2. Tiden registreres på selve opgaven
I tidsregistreringen kan medarbejderen enten indtaste timer manuelt eller bruge check-ind og check-ud på opgaven. Tiden knyttes til den opgave eller det projekt, der arbejdes på, så det er tydeligt, hvad timerne er brugt på.
3. Pauser, delregistreringer og overarbejde tages med
En arbejdsdag består sjældent af én sammenhængende opgave. Derfor understøtter tidsregistreringen delregistreringer, pauser og overarbejde, så dagen kan registreres, som den faktisk forløb, i stedet for at blive samlet til ét tal om aftenen.
4. En leder godkender tiden digitalt
Før tiden bruges videre, kan den godkendes digitalt, for eksempel af en mellemleder. Godkendelsen er det led, der fanger afvigelser, mens opgaven stadig er i frisk erindring, og ikke først, når lønnen skal køres.
5. Tiden overføres til løn og fakturering
Efter godkendelsen overføres de registrerede timer automatisk til lønsystemet (via et tilkøbsmodul) og til faktureringen, hvor timerne indgår i fakturagrundlaget. Ingen skal skrive de samme tal ind en gang til.
Hvordan undgår servicevirksomheder fejl i tidsregistreringen?
Ved at registrere dér, hvor arbejdet sker
De fleste fejl opstår, når tiden skrives ned bagefter, fra hukommelsen eller fra en seddel, der har ligget i bilen. Når medarbejderen registrerer på opgaven, mens den udføres, er der færre led, hvor tal kan blive glemt, afrundet eller skrevet forkert af.
Ved at lade check-ind og check-ud sætte tidsstemplet
Med check-ind og check-ud på opgaven registreres tidspunktet af systemet. Ved automatisk check-ind og check-ud gemmes desuden et GPS-stempel, så det kan dokumenteres, hvornår og hvor arbejdet startede og sluttede.
Ved at have ét sted, hvor tiden bliver godkendt
Papirlister og regneark ender ofte med flere versioner af den samme uge. Med et digitalt godkendelseslag er der én version, og den er låst, før den bruges til løn og fakturering. Hvis I vil følge op, kan lederen i rapporteringsmodulet se timer pr. opgave og pr. medarbejder løbende, i stedet for at vente på en samlet opgørelse.
Ved at koble tiden til fakturagrundlaget
Når de godkendte timer automatisk indgår i fakturagrundlaget, behøver kontoret ikke at samle seddel for seddel, før der kan faktureres. Det fjerner en typisk kilde til forsinkede fakturaer, og til timer, der aldrig bliver faktureret.
Ofte stillede spørgsmål om digital tidsregistrering
Hvad er den enkleste måde for servicevirksomheder at registrere tid digitalt?
Den enkleste måde er, at medarbejderne registrerer tid direkte på opgaven i mobilappen, enten med check-ind og check-ud eller ved at indtaste timerne manuelt. Tiden knyttes automatisk til opgaven og kan derefter godkendes og bruges til løn og fakturering.
Kan medarbejderne registrere tid fra både mobil og pc?
Ja. Tid kan registreres på mobil (iOS og Android) eller på pc, så både medarbejdere i marken og medarbejdere på kontoret kan registrere deres timer.
Hvordan sikrer vi, at tiden er rigtig, før der betales løn eller faktureres?
Ved at lade tiden gå igennem et digitalt godkendelseslag. En leder, for eksempel en mellemleder, godkender de registrerede timer, og først derefter låses tiden og overføres til løn og fakturering.
Kan vi se timerne løbende, uden at vente til månedens slutning?
Ja. I rapporteringsmodulet kan ledere følge timer pr. opgave og pr. medarbejder i realtid, så afvigelser kan opdages, mens opgaverne stadig er i gang.
Skal vi stoppe med papir fra dag ét?
Ikke nødvendigvis. Mange starter med et hold eller en opgavetype og udvider, når medarbejderne er fortrolige med at registrere direkte på opgaven.
