Sådan håndterer du udstyr og materiel for field service-teknikere
Du håndterer udstyr og materiel for field service-teknikere med software ved at registrere hvert stykke udstyr i ét register, med unikt ID, specifikationer, placering og ansvarlig, og koble det til opgaver, kunder og lokationer. Så kan I se, hvem der har hvad, hvornår noget skal have eftersyn, og hvad der er blevet lavet, i stedet for at lede i lister og ringe rundt. Microbizz er en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring for virksomheder med kørende medarbejdere, og udstyr er en del af samme platform som opgavestyring og dokumentation.
Sådan håndterer du udstyr og materiel trin for trin
Med udstyr og materiel menes værktøj, maskiner, køretøjer og IT, altså det, teknikerne bruger. Det er ikke det samme som materialer, der bruges op på en opgave.
1. Registrér udstyret i ét register
Hvert stykke udstyr får et unikt ID, specifikationer, købsdato, placering og en ansvarlig. Så findes oplysningerne ét sted, i stedet for i regneark, på sedler og i folks hoved.
2. Hold styr på, hvem der har hvad
Udlån og tilbagelevering registreres, så det er tydeligt, hvem der har udstyret. Udstyret kan kobles til opgaver, projekter, kunder og lokationer. Er udstyret GPS-sporet, eller blev det sidst brugt på en opgave med GPS, kan placeringen vises.
3. Planlæg service og lovpligtige eftersyn
Ved serviceintervaller og lovpligtige eftersyn kan der oprettes serviceopgaver automatisk, og der sendes påmindelser. Oversigter og tidslinjer viser de planlagte eftersyn, så udstyret ikke bliver glemt.
4. Dokumentér eftersyn og skader i marken
Teknikeren udfylder tjeklister, for eksempel til en sikkerhedskontrol, i appen, som findes til Android og iOS. Skader kan registreres med billeder, og eftersynsrapporter, certifikater og kvalitetsformularer gemmes centralt.
5. Lad fejl blive til reparationsopgaver
Registreres en fejl, kan der oprettes en reparationsopgave. Service, reparationer og udskiftede dele gemmes på udstyrets profil, så historikken følger udstyret, uanset hvem der har arbejdet på det.
6. Følg op på data
I rapporteringen kan I se udnyttelse, vedligeholdelsesomkostninger og nedetid pr. enhed, så I kan afgøre, hvad der skal repareres, udskiftes eller ikke bruges mere. Udstyr kan også kobles til tidsregistreringen.
To typiske situationer
Den første er virksomhedens eget udstyr: registrering, planlagt vedligehold, placering, reparation og analyse af nedetid. Den anden er kundens udstyr under en serviceaftale. Her oprettes kundens anlæg i systemet, der sendes påmindelser om eftersyn, teknikerne udfører opgaverne med tjeklister, og kunden får adgang til rapporter via ekstranettet.
Eksempel: Fyns Kran Udstyr
Fyns Kran Udstyr arbejder med løfte- og håndteringsgrej og har brugt Microbizz siden 2015. Ifølge casen er over 1 mio. stykker udstyr registreret med udstyrskort og certifikat, og et label på udstyret sikrer sporbarhed. Kunderne kan hente dokumentation via ekstranettet døgnet rundt. Det er kundens egne oplysninger, og resultaterne varierer.
Hvad kræver det i praksis?
Tjekliste før I går i gang
- Gør op, hvilket udstyr I har, og hvem der bruger det. Start med det dyreste eller det, der har krav om eftersyn.
- Beslut, hvad der skal stå på hvert stykke udstyr, og hvem der er ansvarlig for det.
- Aftal serviceintervaller og eftersyn, og hvem der får opgaven, når den oprettes.
- Beslut, hvad teknikerne skal registrere, når de låner, afleverer eller finder en skade.
- Afklar, om kundens udstyr skal med, og hvad kunden skal kunne se.
Hvad software ikke løser
Software kan ikke sørge for, at udstyret bliver registreret, når teknikeren tager det med. Det kræver en fast arbejdsgang og en, der ejer registeret. Software kan til gengæld sørge for, at det, I har aftalt, bliver oprettet, påmindet og gemt ens hver gang.
Sådan bruges det i de fire brancher
For entreprenører og håndværkere handler det om overblik over værktøj og materiel på byggepladsen og om at forebygge bortkommet udstyr. Servicevirksomheder registrerer udstyr i brug fra mobilen, rapporterer skader og følger vedligeholdelsesplaner. I forsyning er det styring af kritiske aktiver og planlægning af service og kalibrering. I facility management handler det om udstyr på tværs af lokationer og kunder, for eksempel rengøringsudstyr og tekniske installationer.
Ofte stillede spørgsmål om udstyr og materiel for field service-teknikere
Hvordan håndterer man udstyr og materiel for teknikere med software?
Man registrerer udstyret i ét register, kobler det til opgaver, kunder og lokationer, planlægger service og eftersyn og lader teknikerne dokumentere i en app. Historik og rapporter gemmes på udstyret.
Kan systemet minde os om service og eftersyn?
Ja. Ved serviceintervaller og lovpligtige eftersyn kan systemet oprette serviceopgaver automatisk og sende påmindelser. Hvilke eftersyn der er lovpligtige for jer, er jeres eget ansvar at afklare.
Kan teknikerne låne udstyr og registrere skader fra mobilen?
Ja. I appen kan teknikerne registrere udlån og skader med billeder og udføre serviceeftersyn på stedet. Appen findes til Android og iOS.
Kan vi styre kundens udstyr under en serviceaftale?
Ja. Kundens anlæg kan oprettes i systemet, der sendes påmindelser om eftersyn, og kunden kan få adgang til rapporter via ekstranettet.
Hvor skal vi starte?
Start med det udstyr, der er dyrest, bruges mest eller har krav om eftersyn, og byg ud derfra. Du kan bestille en demo og se, hvordan udstyrsregisteret ser ud med jeres eget udstyr.
