Sådan fungerer Microbizz: Fra arbejdsordre til betaling i ét system
Microbizz følger en opgave gennem hele dens forløb i ét system, fra en arbejdsordre bliver oprettet, til fakturaen er sendt. Undervejs bliver opgaven planlagt, udført og dokumenteret i marken, tiden bliver registreret, og arbejdet faktureres direkte ud fra det, der reelt er udført. Fordi det hele foregår i samme platform, undgår virksomheden at skulle overføre oplysninger manuelt mellem flere systemer.
Fra arbejdsordre til udført opgave
De første trin handler om at få opgaven oprettet, planlagt og udført korrekt, inden den kan dokumenteres og faktureres.
1. Arbejdsordren oprettes
En opgave starter typisk, når en kunde henvender sig, eller når en aftale udløser nyt arbejde. Kundens oplysninger ligger allerede i CRM'et, og selve opgaven oprettes med kunde, adresse, opgavetype og deadline i opgavestyringen.
2. Opgaven planlægges
Opgaven tildeles en medarbejder og et tidspunkt i planlægningen. Skal medarbejderen besøge flere kunder samme dag, kan kørselsplanlægning sætte besøgene i den rækkefølge, der giver mindst kørsel.
3. Opgaven udføres i marken
Medarbejderen åbner opgaven i mobilappen, som også virker uden netværksdækning. Her ses alle oplysninger om opgaven, og eventuelt udstyr, der skal bruges eller registreres i forbindelse med opgaven.
Fra dokumentation til betaling
De sidste trin sikrer, at det udførte arbejde bliver dokumenteret, faktureret og synligt i virksomhedens økonomi, uden manuelle mellemregninger.
4. Tid og kvalitet dokumenteres undervejs
Tidsregistrering sker direkte fra mobilen, i takt med at arbejdet udføres, i stedet for at blive noteret på papir og indtastet senere. Samtidig kan medarbejderen udfylde kvalitetsskemaer og tage billeder som dokumentation for kunden eller myndighederne.
5. Opgaven faktureres
Når opgaven er markeret som udført, kan den faktureres direkte ud fra den registrerede tid og de anvendte materialer, uden at nogen skal taste tallene ind igen manuelt.
6. Økonomien følges i rapporteringen
Ledelsen kan følge status på tværs af alle opgaver i rapporteringen, og den registrerede tid kan sendes videre til lønsystemet, så tidsregistrering og lønudbetaling hænger sammen.
Ofte stillede spørgsmål om, hvordan Microbizz fungerer
Skal alle trin bruges, eller kan vi vælge dele af flowet fra?
Virksomheden vælger selv, hvilke moduler der skal bruges. Mange starter med opgavestyring og tidsregistrering og tilføjer flere trin, som fakturering eller kvalitetssikring, senere.
Fungerer mobilappen uden internetforbindelse?
Ja. Mobilappen har offline-funktionalitet, så medarbejderen kan registrere tid og dokumentation, selv hvis der ikke er dækning på stedet. Data bliver synkroniseret, så snart forbindelsen er tilbage.
Kan Microbizz integreres med vores eksisterende økonomisystem?
Ja. Via API-integrationer og EDI kan data om fakturaer og løn sendes videre til andre systemer, virksomheden allerede bruger.
Hvor lang tid går der fra opgaven er udført, til den er faktureret?
Det afhænger af virksomhedens egne rutiner, men fordi faktureringen trækker direkte på den registrerede tid og dokumentation, kan opgaven faktureres, så snart den er godkendt, i stedet for at vente på, at papirer når tilbage til kontoret.
