Sådan bliver din servicevirksomhed papirløs uden at miste overblikket
En servicevirksomhed bliver papirløs ved at flytte opgaver, tid, skemaer, udstyr og fakturagrundlag fra papir til én digital platform, som medarbejderne bruger i marken, i stedet for at skifte ét papirark ad gangen. Overblikket bevares, fordi oplysningerne registreres ved kilden og er synlige for kontoret med det samme. Microbizz er en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring, der bruges af virksomheder med kørende medarbejdere, som gerne vil af med mapper, sedler og dobbeltindtastning.
Sådan går I papirløse, trin for trin
Papir er sjældent ét problem. Det er flere, og de skal løses hver for sig: hvem skal hvad, hvor lang tid tog det, hvad blev kontrolleret, hvilket udstyr var med, og hvad skal faktureres. Her er rækkefølgen, de fleste servicevirksomheder kan arbejde efter.
1. Kortlæg, hvad papiret bruges til
Gå fra opgavesedler til timesedler, skemaer og bilag, og skriv op, hvem der udfylder dem, og hvem der taster dem ind bagefter. Det er de steder, hvor information går tabt, og hvor I får mest ud af at starte. Er I ikke kommet i gang med digitalisering generelt, så start med startguiden til at digitalisere driften.
2. Saml opgaverne ét sted
Når opgaver oprettes og planlægges digitalt, behøver medarbejderne ikke hente papir på kontoret. Rengøringsfirmaet RenEksperterne beskriver i en kundecase, at medarbejderne før mødte fysisk ind for at hente og aflevere papir, og at de nu i appen kan se dagens opgaver, adresser, adgangsoplysninger og rute.
3. Registrér tid og materialer på opgaven
Timer registreres i mobilappen enten manuelt eller med check ind og check ud på opgaven. Kontoret kan godkende timesedler digitalt, og godkendte timer kan overføres til fakturering og løn (løn er et tillægsmodul). Se sådan registrerer servicevirksomheder tid digitalt for selve forløbet.
4. Erstat papirskemaer og underskrifter
Tjeklister og kvalitetsskemaer udfyldes i appen med fotos og noter. Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed, og skemaer kan generere dokumenter på stedet, for eksempel certifikater. Appen er en native app, der også virker offline.
5. Registrér udstyr, så papirlisterne kan lægges væk
Et udstyrsregister viser, hvilket udstyr der er ude på hvilke opgaver, og hvem der har det. RenEksperterne beskriver, at udstyr tidligere blev taget med uden at blive registreret og ofte ikke blev faktureret. Med udstyrsmodulet kan forbruget faktureres.
6. Lad fakturagrundlaget følge opgaven
Når opgaven lukkes, kan timer og materialer overføres automatisk til fakturering. Kunden kan følge med via ekstranettet, hvor der er adgang til status, rapporter og tjeklister.
Sådan bevarer I overblikket undervejs
Overblik kommer af samlede data, ikke af færre papirer
Når opgaver, tid, skemaer og udstyr ligger i samme system, behøver kontoret ikke ringe rundt for at høre, hvor langt arbejdet er. Med rapportering kan I følge op på tal på tværs af opgaver i stedet for at samle dem fra bunker af papir.
Tjekliste: Er I papirløse, når...
- opgaver oprettes og planlægges digitalt, før arbejdet starter?
- tid og materialer registreres på opgaven, ikke på en seddel bagefter?
- skemaer, fotos og underskrifter ligger på opgaven?
- I kan se, hvem der har hvilket udstyr?
- fakturagrundlaget kommer fra opgaven uden at blive tastet ind igen?
Hvad software ikke løser
Software fjerner ikke vaner. Nogle kunder og samarbejdspartnere sender stadig papir, og medarbejderne skal vænne sig til nye arbejdsgange. Start derfor med én proces eller ét hold, og byg videre, når det virker. Microbizz arbejder med en implementering i fire trin med en pilot, hvor I kan afprøve det i det små.
Ofte stillede spørgsmål om papirløs drift
Hvad vil det sige at være papirløs som servicevirksomhed?
At opgaver, tid, skemaer, udstyr og fakturagrundlag registreres digitalt ved kilden, så ingen skal aflevere eller taste papir ind bagefter. Det betyder ikke, at der aldrig findes papir, men at papiret ikke længere er jeres arbejdsgang.
Kan medarbejderne arbejde uden dækning?
Ja, appen er en native app med adgang til information også uden netværk. Hvilke funktioner der kan bruges offline, kan I få afklaret, når I bestiller en demo.
Kan kunden stadig underskrive?
Ja. Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed, og skemaer kan generere dokumenter som certifikater på stedet.
Hvordan kommer vi i gang uden at stoppe driften?
Start med én proces, for eksempel tidsregistrering eller opgavesedler, og lav en pilot med et hold, før I udvider. Det er også den tilgang, implementeringen i Microbizz bygger på.
