Hvilket system bruger tekniske servicevirksomheder til serviceaftaler?
Tekniske servicevirksomheder bruger typisk et field service management-system til serviceaftaler og serviceordrer. I systemet bliver serviceaftalen automatisk til planlagte serviceordrer, hver ordre er koblet til kundens anlæg, teknikeren udfører og dokumenterer opgaven i en app, og tid og materialer går direkte videre til fakturering. Større virksomheder bruger også ERP-systemer med et servicemodul. Microbizz er en dansk field service management-platform, der bruges af blandt andet virksomheder inden for ventilation og klima samt løfte- og hejseudstyr.
Sådan hænger serviceaftaler og serviceordrer sammen i systemet
1. Aftalen bliver til planlagte opgaver
Serviceaftalen beskriver, hvad der skal ske, og hvor ofte. I et field service management-system planlægges serviceopgaverne automatisk ud fra aftalen, så intervaller og SLA'er overholdes. I Microbizz holder sags- og opgavestyringen styr på deadlines og påmindelser, også for lovpligtige eftersyn.
2. Ordren er koblet til anlægget
En serviceordre handler næsten altid om et bestemt anlæg. Når ordren er koblet til anlægget, kan teknikeren se historikken, og dokumentationen havner det rigtige sted. I Microbizz samler udstyrsmodulet serviceaftaler, eftersyn, servicehistorik, kvalitetsskemaer, lovkrav og certifikater for hvert anlæg.
3. Nedbrud skal kunne planlægges ind
Ved siden af de faste eftersyn kommer de akutte opgaver. Ved et nedbrud skal planlæggeren hurtigt kunne se, hvem der er ledig, uden at miste overblikket over de planlagte serviceopgaver. Det klares i planlægningen.
4. Teknikeren dokumenterer på stedet
Teknikeren ser opgaven og anlægget i appen, udfylder serviceskemaet og dokumenterer med billeder, tjeklister og noter. Afvigelser registreres med det samme og kan blive til nye opgaver. Læs mere om kvalitetssikring.
5. Kunden får dokumentationen, og ordren bliver faktureret
Kunderne kan følge status og hente dokumentation via ekstranettet. Tid og vareforbrug er registreret på ordren, så den kan gå direkte videre til fakturering.
Tre typer systemer til serviceaftaler og serviceordrer
Field service management-system
Det mest udbredte valg for tekniske servicevirksomheder med teknikere i marken. Aftaler, ordrer, anlæg, planlægning, app, dokumentation og fakturagrundlag ligger i samme system. Det passer til virksomheder, hvor servicen udføres hos kunden, og hvor dokumentationen skal kunne vises bagefter.
ERP-system med servicemodul
Større virksomheder med lager, produktion eller salg af anlæg bruger ofte et ERP-system med et servicemodul. Det giver én samlet økonomi, men arbejdet i marken og planlægningen kræver ofte tilpasning eller et ekstra system. Mange kobler derfor et field service management-system til ERP-systemet via integrationer.
Regneark og separate værktøjer
Mange starter med aftalerne i et regneark, ordrerne i en kalender og servicepapirerne på papir. Det fungerer med få aftaler, men det kræver, at nogen husker eftersynene og samler dokumentationen. W-Ventilation fortæller, at de før Microbizz havde tre forskellige systemer, så teknikerne skulle åbne ét program til servicepapirerne, et andet til timer og et tredje til økonomi.
Eksempel: Stenhøj
Stenhøj dokumenterede tidligere service på papir. I dag knyttes dokumentationen til opgaven og udstyret i Microbizz, og ud fra serviceskemaerne skabes certifikater på udstyret, som kunderne kan hente via ekstranettet. Læs også, hvordan I kan gøre serviceaftaler til motoren i jeres digitale drift.
Ofte stillede spørgsmål om systemer til serviceaftaler og serviceordrer
Hvilket system bruger tekniske servicevirksomheder til serviceaftaler og serviceordrer?
Typisk et field service management-system, hvor serviceaftaler automatisk bliver til planlagte serviceordrer, og hvor anlæg, dokumentation og fakturagrundlag ligger samme sted. Større virksomheder bruger også ERP-systemer med servicemodul, ofte koblet til et field service management-system.
Hvad er forskellen på en serviceaftale og en serviceordre?
Serviceaftalen er den løbende aftale med kunden om, hvad der skal serviceres, og hvor ofte. Serviceordren er den konkrete opgave, som aftalen udløser, for eksempel et eftersyn på en bestemt dato.
Kan systemet holde styr på lovpligtige eftersyn?
Ja. I Microbizz sikres det, at lovpligtige eftersyn udføres inden for deadlines og med de korrekte serviceskemaer. Hvilke eftersyn der er lovpligtige for jeres anlæg, skal I selv afklare.
Kan kunderne se servicerapporter og certifikater?
Ja. Via ekstranettet kan kunderne følge status og hente dokumentation og certifikater.
Hvilke servicevirksomheder bruger Microbizz?
Blandt andet virksomheder inden for ventilation og klima og løfte- og hejseudstyr. Se løsningen til servicevirksomheder, eller bestil en demo med jeres egne aftaler.
