Fra den 1. juli i år træder nye regler i kraft, der pålægger alle danske arbejdsgivere at indføre et system til registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid. I denne artikel vil vi give dig en række gode råd til, hvordan du kan implementere de nye regler om arbejdstidsregistrering i din virksomhed.
Hvad er baggrunden for de nye regler?
De nye regler om arbejdstidsregistrering stammer fra en dom afsagt af EU-Domstolen i den såkaldte Deutsche Bank-sag tilbage i 2019.
På baggrund af denne dom fra EU-Domstolen har Folketinget i Danmark nu vedtaget en ny lov, som er en ændring af Arbejdstidsloven. Den nye lov skal sikre, at Danmark stadig lever op til kravene i Arbejdsdirektivet fra EU. I den nye lov står der således, at arbejdsgiveren skal ”indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt af de pågældende lønmodtagere.”
Hvad betyder loven for dig som arbejdsgiver?
Den nye lov betyder, at du som arbejdsgiver skal sikre dig, at samtlige af dine medarbejderes arbejdstider registreres i et pålideligt tidsregistreringssystem. Samtidig er der dog også den afledte effekt af loven, at der i din virksomhed også både skal opdateres GDPR-processer, ansættelseskontrakter og personalehåndbog, så disse ting er i overensstemmelse med de nye krav.
Loven skaber dermed – på trods af den gode intention om mere work-life balance – en stor administrativ byrde for dig som arbejdsgiver.
Go-to guide til reglerne om tidsregistrering
Det kan virke uoverskueligt at skulle implementere reglerne om tidsregistrering i din virksomhed, især hvis der ikke tidligere har været kutyme for dette. For at lette processen, har vi derfor udarbejdet en go-to guide for at hjælpe dig igennem de vigtigste skridt.
Step 1: Tidsregistreringssystemet
Det første, du skal sørge for at have styr på som arbejdsgiver, er tidsregistreringssystemet. Som nævnt ovenfor er der i de nye regler et krav til, at tidsregistreringssystemet skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Derudover er der dog metodefrihed i forhold til, hvordan den daglige arbejdstid måles og registreres. Vi vil gerne understrege at der kun skal registreres arbejdstid – ikke opgaver. Dine medarbejdere behøver derfor ikke at specificere, hvad de har lavet, mens de har været på arbejde, så længe de blot angiver, hvor lang tid de har arbejdet.
Noget af det vigtigste at holde sig for øje i forbindelse med tidsregistreringssystemet er, at dine medarbejdere selv skal kunne tilgå deres egne oplysninger i systemet. Desuden er du som arbejdsgiver forpligtet til at opbevare de registrerede oplysninger i fem år.
Step 2: Selvtilrettelæggere?
Når du har fået styr på tidsregistreringssystemet, bliver det relevant at overveje, hvilke af dine medarbejdere, der skal registrere deres tid. Det klare udgangspunkt efter loven er, at alle medarbejdere skal arbejdstidsregistrere. I juraens verden findes der dog sjældent en regel uden en undtagelse, og i dette tilfælde er undtagelsen de såkaldte ”selvtilrettelæggere”.
”Selvtilrettelæggere” er den eneste gruppe af medarbejdere, der er undtaget fra timeregistreringen. For at være en selvtilrettelægger skal medarbejderen enten selv fastsætte sin arbejdstid eller arbejde på en måde, hvorpå det ikke er muligt at fastsætte arbejdstiden på forhånd. Det er eksempelvis ikke ”nok” at medarbejderen som udgangspunkt arbejder hjemme. I lovforslaget er der oplistet en række eksempler på hvem, der kan være selvtilrettelæggere, og dette inkluderer f.eks. medarbejdere i de højere ledelseslag, senioradvokater og visse akademikere.
Som arbejdsgiver skal du lave en individuel vurdering af alle dine medarbejdere for at afgøre, hvorvidt en eller flere af dem kan kategoriseres som selvtilrettelæggere. Det er derfor ikke tilstrækkeligt blot at inddele dine medarbejdere i grupper og på baggrund af dette kategorisere en hel gruppe som selvtilrettelæggere.
Hvis en medarbejder er selvtilrettelægger, skal det desuden fremgå af vedkommendes ansættelseskontrakt.
Step 3: GDPR, ansættelseskontrakter og andre dokumenter
Når du har fået styr på tidsregistreringssystemet, og du har vurderet, om nogle af dine medarbejdere kan betegnes som selvtilrettelæggere, er du allerede godt på vej med implementeringen af de nye regler. Hvis du skal nå helt i mål, bliver du dog også nødt til at opdatere din virksomheds GDPR-processer og dokumenter som f.eks. ansættelseskontrakter og personalehåndbog.
Når det kommer til GDPR-processerne er det vigtigt, at dine medarbejdere informeres om registreringen af arbejdstiden. Desuden skal der udstedes nye privatlivsmeddelelser til medarbejderne om registreringen, og GDPR-fortegnelsen skal opdateres. Herudover skal der laves nye databehandleraftaler eller foretages en opdatering af de nuværende aftaler.
I forhold til ansættelseskontrakterne skal du, som nævnt ovenfor, sørge for, at det fremgår af ansættelseskontrakten, hvis en eller flere af dine medarbejdere er selvtilrettelæggere. Det er vores anbefaling, at du også opdaterer ansættelseskontrakterne for dine øvrige medarbejdere, så det fremgår heraf, at medarbejderen har pligt til at registrere sin daglige arbejdstid.
Sidst men ikke mindst kan det være en god ide at opdatere personalehåndbogen med virksomhedens politik omkring tidsregistrering.
Step 4: Politik om tidsregistrering
Det sidste step, du skal have styr på, før du er i mål med implementeringen af de nye regler, er at udarbejde en politik om arbejdstidsregistrering i din virksomhed. Denne politik skal klart og tydeligt informere dine medarbejdere om, hvad der skal registreres, og hvornår og hvordan det skal registreres. Desuden skal du informere dine medarbejdere om, at du som arbejdsgiver vil overvåge registreringer og foretage en kontrol af de registrerede data. Som nævnt ovenfor kan denne politik med fordel tilføjes til personalehåndbogen.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad kræver den nye lov specifikt af arbejdsgiverne mht. arbejdstidsregistrering?
Den nye lov kræver, at alle arbejdsgivere implementerer et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, hvor alle ansatte kan registrere den daglige arbejdstid.
Hvordan kan arbejdsgivere sikre, at deres tidsregistreringssystem er både objektivt og pålideligt?
Arbejdsgivere kan sikre sig ved at vælge systemer, der er anerkendt for deres pålidelighed og brugervenlighed, og ved løbende at teste systemets effektivitet og sikkerhedsfunktioner.
Hvem er undtaget fra kravet om tidsregistrering og hvordan vurderes dette?
De såkaldte ‘selvtilrettelæggere’ er undtaget fra at tidsregistrere, som bestemt i loven, typisk seniorledere eller akademikere. Beslutningen kræver en individuel vurdering af hver medarbejder baseret på deres arbejdsopgaver og autonomi.
Hvordan påvirker implementeringen af disse nye regler virksomhedens eksisterende GDPR-processer?
Virksomheder skal opdatere deres GDPR-processer for at inkludere nye privatlivsmeddelelser om tidsregistrering, samt revidere databehandleraftaler og sikkerhedsforanstaltninger.
Hvad er de mest almindelige fejl virksomheder begår, når de implementerer arbejdstidsregistrering, og hvordan undgås disse?
Almindelige fejl inkluderer utilstrækkelig træning af medarbejdere og manglende opdatering af interne politikker. Disse kan undgås gennem grundig forberedelse og klare kommunikationsstrategier.
Kilde: Mieritz Advokatfirma Erhverv - Mieritz Advokatfirma (mlaw.dk)
Læs om Microbizz til tidsregistrering her
