Tidsregistrering for udemedarbejdere: Digital frem for papir og Excel
Digital tidsregistrering giver udemedarbejdere og kontoret fem ting, som papir og Excel ikke kan: tiden bliver knyttet til den rigtige opgave, tidspunktet kan dokumenteres, tiden godkendes ét sted, de godkendte timer følger med videre til løn og fakturering, og ledelsen kan følge timeforbruget løbende. Papir og regneark kan registrere timer, men ikke koble, dokumentere og videreføre dem. Microbizz er en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring for virksomheder med kørende medarbejdere, og tidsregistreringen er en del af samme platform som opgavestyring og fakturering.
Hvad kan digital tidsregistrering, som papir og Excel ikke kan?
Forskellen ligger sjældent i selve registreringen. Den ligger i, hvad der sker med tiden bagefter. Er du interesseret i selve forløbet fra opgave til godkendt tid, kan du læse, hvordan servicevirksomheder registrerer tid digitalt.
Tiden knyttes automatisk til opgaven eller projektet
På en seddel eller i et regneark står tiden som et tal på en dag. Hvilken opgave den hører til, skal nogen skrive ved siden af, og senere finde igen. Digitalt bliver timerne koblet automatisk til den opgave eller det projekt, de er registreret på, så det er tydeligt, hvad tiden er brugt på.
Tidspunktet kan dokumenteres
Tid på papir er en oplysning fra hukommelsen. Registrerer medarbejderen med check-ind og check-ud på opgaven, sætter systemet tidspunktet. Ifølge Microbizz kan check-ind og check-ud også have et GPS-stempel, så det kan vises, hvornår og hvor arbejdet startede og sluttede.
Registreringen sker dér, hvor arbejdet sker
Medarbejderen kan registrere tid på mobil, tablet eller pc, og appen findes til både Android og iOS. Timesedler kan oprettes, rettes og indsendes fra mobilen, så de ikke skal ligge i bilen til fredag. Delregistreringer, pauser og overarbejde kan registreres undervejs.
Der er én godkendt version
Papirsedler og regneark ender let med flere versioner af den samme uge. Digitalt kan en mellemleder godkende timesedlerne, før timerne låses til løn og fakturering. Så er der én version, og afvigelser opdages, mens opgaven stadig er i frisk erindring.
Tiden følger med videre uden gentastning
De godkendte timer overføres automatisk til lønsystemet (via et tillægsmodul) og til faktureringen, hvor de indgår i fakturagrundlaget. Partneren A/S oplyser på Microbizz' tidsregistreringsside, at lønbehandlingen, der før tog to til tre dage for to personer plus en dag til indtastning og kontrol, nu kan laves på én dag. Det er kundens egen oplysning, og resultatet varierer.
Ledelsen kan følge timerne løbende
I rapporteringsmodulet kan lederen se timeforbruget pr. medarbejder, opgave og projekt, og reagere, hvis et projekt er på vej over budget. Med papir og regneark kommer overblikket først, når nogen har samlet tallene.
Hvad kræver det i praksis, og hvornår er papir og Excel nok?
Hvornår er papir og regneark nok?
Er I få medarbejdere, har få opgaver, og skal tiden hverken fordeles på projekter eller bruges direkte til fakturering, kan papir eller et regneark sagtens fungere. Behovet opstår typisk, når mere tid går med at samle, rette og skrive tal ind end med at registrere dem, eller når I skal kunne dokumentere, hvornår arbejdet blev udført.
Arbejdstid og timer er ikke det samme
Ifølge Microbizz dokumenterer arbejdstidsregistrering den samlede arbejdstid, pauser og overarbejde, mens timeregistrering handler om, hvor meget tid der er brugt på konkrete opgaver eller projekter. Mange virksomheder har brug for begge dele. Microbizz' side henviser desuden til lovkravet om registrering af arbejdstid. Hvad der gælder for jer, afhænger af virksomhed og overenskomst, så tjek det med jeres brancheorganisation eller rådgiver.
Tjekliste før I går i gang
- Beslut, hvad medarbejderne skal registrere: kun timer på opgaver eller også pauser og overarbejde.
- Sørg for, at opgaverne og projekterne ligger i systemet, så tiden kan kobles til dem.
- Aftal, hvem der godkender timesedler, og hvor hurtigt.
- Afklar, om timerne skal videre til løn, og om lønintegrationen skal med fra start.
- Vis medarbejderne appen, og forklar hvorfor, så den ikke opleves som kontrol.
Ofte stillede spørgsmål om digital tidsregistrering for udemedarbejdere
Hvad kan digital tidsregistrering, som papir og Excel ikke kan?
Den kan koble tiden til opgaven automatisk, dokumentere tidspunktet med check-ind og check-ud, samle godkendelsen ét sted og sende de godkendte timer videre til løn og fakturering uden gentastning. Ledelsen kan desuden følge timerne løbende.
Hvad er forskellen på arbejdstidsregistrering og timeregistrering?
Arbejdstidsregistrering dokumenterer samlet arbejdstid, pauser og overarbejde. Timeregistrering handler om tid brugt på konkrete opgaver eller projekter.
Kan udemedarbejdere registrere tid fra mobilen?
Ja. Tid kan registreres på mobil, tablet og pc, og appen findes til Android og iOS. Medarbejderen kan enten indtaste timer manuelt eller bruge check-ind og check-ud på opgaven.
Kan de godkendte timer gå direkte til løn og fakturering?
Ja. Efter godkendelsen overføres timerne til lønsystem og fakturering. Integration til lønsystemer er et tillægsmodul, så spørg til jeres lønsystem, før I beslutter jer.
Kan Microbizz bruges som timeseddel-app?
Ja. Timesedler kan oprettes, redigeres og indsendes fra mobilen, og ledere kan godkende dem i systemet. Du kan bestille en demo og se, hvordan det ser ud med jeres egne opgaver.
