Forsyningsprojekter kan være meget omfangsrige og komplekse, og kompleksiteten bliver ikke mindre af behovet for at kunne skalere hurtigt både op og ned. Ofte er der både en meget stor mængde af underopgaver og opgaveinformationer skal kunne deles med kunder og underleverandører. Alle skal arbejde efter samme plan og med adgang til de nyeste informationer. Uden en fælles struktur, opstår der hurtigt flaskehalse, misforståelser og fejl.
1. Når 100 opgaver hurtigt bliver til 1.000
Når man arbejder med mange små og afhængige opgaver – som det ofte er tilfældet i store projekter – er det afgørende at kunne skalere uden samtidig at øge den administrative byrde. Her spiller digitale arbejdsgange en central rolle.
Ved at samle alle opgaver, dokumenter, deadlines og ressourcer i ét fælles system skabes der overblik og struktur. Det betyder, at opgaver kan planlægges og udføres effektivt, også når antallet vokser markant. Når arbejdsgange er digitaliseret og standardiseret, kan de nemt genbruges på tværs af projekter og områder – og det bliver muligt at håndtere en langt større volumen med det samme antal medarbejdere.
En anden vigtig gevinst er, at både kontormedarbejdere, teknikere, gravehold og underleverandører arbejder i samme system og med adgang til de nyeste oplysninger. Det sparer tid og sikrer, at alle aktører kan arbejde mere selvstændigt, uden at information skal formidles manuelt.
Derudover gør digitale løsninger det muligt at samle dokumentation, billeder og mængdeopmålinger direkte i forbindelse med opgaven. Det minimerer dobbeltarbejde og sikrer, at der hurtigt og nemt kan faktureres – uden ekstra administrative led. Der kan let oprettes tjekskemaer, som dels er hurtige at udfylde, dels sikrer en ensartet datakvalitet og dokumentation.
Alt i alt giver digitale arbejdsgange mulighed for at skalere op i marken, uden at man nødvendigvis skal skalere op i administrationen. Det gør en reel forskel for de virksomheder, der vil vækste effektivt – uden at miste overblikket undervejs.
2. Dokumentation og kvalitetssikring – uden ekstraarbejde
Dokumentation er en kritisk del af arbejdet i forsyningsprojekter – både før, under og efter opgaven udføres. Det gælder ikke kun den afsluttende billeddokumentation eller kvalitetssikring, men også den løbende adgang til opdaterede tegninger, godkendelser og aftaler undervejs i projektet.
Med digitale arbejdsgange bliver dokumentationen en integreret del af selve opgaven. Alt fra graveinstruktioner og ledningsplaner til kundeaftaler og fotodokumentation kan tilknyttes og opdateres direkte i systemet. Det sikrer, at medarbejderne i felten altid har adgang til de nyeste oplysninger – og undgår fejl som f.eks. at grave det forkerte sted på baggrund af forældede tegninger.
Samtidig bliver det langt nemmere at samle og genbruge dokumentation, når arbejdet er udført. Billeder, noter og registrerede mængder fra opgaven kan automatisk indgå i kvalitetssikring og fakturering – uden at der skal efterdokumenteres eller følges op manuelt.
Digitale arbejdsgange sikrer kort sagt, at intet bliver glemt undervejs – og at både kunden og virksomheden står med den nødvendige dokumentation, når projektet er afsluttet.
3. Effektiv samarbejde med underleverandører
Samarbejdet med underleverandører er en fast del af hverdagen i forsyningsprojekter. Men det kan være svært og tidskrævende at koordinere og følge op, når opgaver og informationer sendes rundt via mails, telefonopkald og regneark.
Digitale arbejdsgange gør det nemmere at holde styr på opgaverne og sikre, at underleverandører er en integreret del af processen – uden ekstra administration.
Ved at dele opgaveinformationer i realtid - minimeres fejl og misforståelser. Effektiviteten øges, fordi der spares tid på manuelle opdateringer og dobbeltarbejde. Samtidig får du overblik over, hvilke underleverandøropgaver der er bestilt, udført og dokumenteret, uden at skulle ringe rundt eller følge op i flere forskellige systemer.
Kort sagt gør digitale arbejdsgange det langt nemmere at samarbejde med mange forskellige aktører – og stadig bevare kontrollen med både tid, kvalitet og dokumentation.
Du kan blive klogere på digitale arbejdsgange til projektstyring her
