Sådan reducerer entreprenører administrativt arbejde med digital drift
Entreprenører reducerer administrativt arbejde med digital drift ved at registrere tid og materialer én gang direkte fra opgaven i stedet for at taste tal ind igen på kontoret, ved at samle dokumentation på opgaven, mens arbejdet udføres, og ved at lade digital planlægning erstatte en stor del af den koordinering, der ellers foregår over telefonen. Det administrative arbejde forsvinder sjældent af sig selv, men den tid, der i dag går til dobbeltarbejde og eftersøgning af oplysninger, kan typisk reduceres markant.
Hvor forsvinder entreprenørers administrative tid typisk hen?
Dobbeltregistrering mellem marken og kontoret
Når en formand noterer timer og materialer på papir eller i en besked, og kontoret bagefter skal taste det samme ind i et andet system, bruges der tid to gange på den samme oplysning, og risikoen for fejl stiger undervejs.
Dokumentation, der skal samles sammen bagefter
Billeder, tjeklister og noter fra byggepladsen ligger ofte spredt på flere telefoner og i flere tråde, indtil nogen skal bruge tid på at samle det hele, når fakturaen eller en kundehenvendelse kræver det.
Koordinering, der foregår over telefonen
Uden et fælles overblik over, hvem der er hvor, ender meget koordinering med at foregå som opkald frem og tilbage mellem kontoret og byggepladserne, hver gang noget ændrer sig i løbet af dagen.
Sådan reducerer I det administrative arbejde med digital drift
Registrér tid og materialer én gang, direkte fra opgaven
Når tidsregistrering sker direkte fra opgaven i marken, kan de samme tal genbruges til fakturagrundlaget, uden at nogen skal taste dem ind igen bagefter.
Saml dokumentation på opgaven, mens arbejdet udføres
Billeder, tjeklister og afvigelser registreret direkte på opgaven i kvalitetssikringen ligger klar med det samme, i stedet for at skulle findes frem fra flere telefoner senere.
Lad digital planlægning erstatte en del af telefonopkaldene
Med et fælles overblik i opgavestyringen og mobilappen kan kontoret se status på opgaverne uden at ringe rundt, og formænd kan omfordele opgaver uden at vente på et tilbagekald.
Ofte stillede spørgsmål om at reducere administrativt arbejde
Hvor meget administrativt arbejde kan vi realistisk spare?
Det afhænger af, hvor meget dobbeltregistrering og manuel eftersøgning der foregår i dag. Jo mere tid der i dag bruges på at taste de samme tal ind flere steder, desto mere er der typisk at hente.
Kræver det, at alle medarbejdere bruger en app fra dag ét?
Det hjælper mest, hvis medarbejderne i marken registrerer data direkte fra opgaven, men I kan sagtens starte med de vigtigste funktioner og udvide, efterhånden som I ser gevinsten.
Er det kun relevant for store entreprenørvirksomheder?
Nej. Selv et lille team, der koordinerer et par byggepladser, bruger typisk administrativ tid på dobbeltregistrering og telefonopkald, som kan reduceres med digital drift.
Hvordan finder vi ud af, hvad vi konkret skal prioritere?
Se, hvad I skal prioritere, når I vælger field service-software, for en gennemgang af de funktioner, der typisk giver mest administrativ tidsbesparelse for entreprenørvirksomheder.
