Rengøring: Hvad gør digital driftssoftware anderledes end regneark?
Digital driftssoftware samler en rengøringsvirksomheds kontrakter, hold og kvalitetskontrol i ét system: tilbagevendende opgaver oprettes automatisk med faste intervaller, medarbejdere og ressourcer fordeles i planlægningen, og kvalitetskontrollen dokumenteres med tjeklister, billeder og noter direkte fra mobilen. I et regneark skal det samme opdateres, sammenholdes og dokumenteres manuelt, hver gang noget ændrer sig.
Kontrakter, hold og kvalitetskontrol: Det gør digital drift anderledes
Kontrakter: Aftalerne bliver til opgaver, uden at nogen skal huske dem
Mange rengøringsaftaler bygger på faste intervaller, for eksempel daglig rengøring, ugentlig vinduespolering eller månedlig hovedrengøring. I et regneark ligger aftalen som en række, og det er op til en person at huske at omsætte den til opgaver. I sags- og opgavestyringen kan tilbagevendende opgaver, tjeklister og notifikationer automatiseres, så opgaverne oprettes med faste intervaller eller ad hoc, uden manuel opfølgning.
Hold: Overblik over, hvem der er hvor, og hvem der mangler
Når flere hold skal dække mange lokationer, bliver et regneark hurtigt svært at overskue, især hvis nogen melder sig syge, eller en opgave flytter sig. I planlægningen allokeres medarbejdere og ressourcer til opgaverne, så det er tydeligt, hvem der dækker hvad, og hvor der er huller. Medarbejderne ser deres opgaver i mobilappen i stedet for på en udskrevet liste.
Kvalitetskontrol: Dokumentationen følger opgaven
I et regneark ender kvalitetskontrol ofte som en kolonne med et flueben eller en note, der er svær at dokumentere, hvis en kunde klager. I kvalitetssikringen sikrer den automatiske skemafunktion, at de rette procedurer følges, og arbejdet kan dokumenteres via appen med digitale tjeklister, billeder og noter. Kunden kan desuden følge dokumentationen selv i ekstranettet, i stedet for at ringe til kontoret.
Hvornår er regneark stadig nok?
For en lille rengøringsvirksomhed med få kunder, et enkelt hold og faste, overskuelige aftaler kan et regneark sagtens være tilstrækkeligt. Behovet for digital drift opstår typisk, når antallet af kunder, lokationer og hold vokser så meget, at det tager mere tid at holde regnearket opdateret, end det ville tage at bruge et samlet system.
Tegn på, at regnearket begynder at koste mere, end det sparer
- Tilbagevendende opgaver bliver glemt, eller de oprettes for sent
- Det er svært at se, hvilke hold der dækker hvilke lokationer, når nogen er fraværende
- Kvalitetskontrol og klager kan ikke dokumenteres, når kunden spørger
- Der bruges tid på at samle tid og opgaver sammen, før der kan faktureres
Ofte stillede spørgsmål om digital drift i rengøring
Kan digital driftssoftware oprette tilbagevendende rengøringsopgaver automatisk?
Ja. Tilbagevendende opgaver, tjeklister og notifikationer kan automatiseres, så opgaver oprettes med faste intervaller eller ad hoc, i stedet for at skulle oprettes manuelt hver gang.
Kan medarbejderne dokumentere kvalitetskontrol fra mobilen?
Ja. Arbejdet kan dokumenteres via appen, for eksempel med billeder, tjeklister og noter, så dokumentationen ligger klar med det samme.
Kan kunderne se dokumentationen selv?
Ja, via kundeportalen, så kunden kan følge dokumentationen uden at kontakte kontoret.
Skal vi stoppe med at bruge regneark helt?
Ikke nødvendigvis fra dag ét. Mange starter med at flytte de opgaver over, der skaber mest manuelt arbejde, som tilbagevendende opgaver og kvalitetsdokumentation, og udvider derefter, efterhånden som behovet vokser.
