Opgavestyringsværktøjer til servicevirksomheder: Sådan vælger I

Opgavestyringsværktøjer til servicevirksomheder: Sådan vælger I

Servicevirksomheder kan vælge mellem fire typer opgavestyringsværktøjer: delte lister og regneark, generelle opgaveværktøjer, projektstyringssoftware og en field service management-platform med opgavestyring. For virksomheder med kørende medarbejdere er det typisk den sidste type, der passer bedst, fordi opgaverne også skal kobles til planlægning, dokumentation, tid, materialer og fakturagrundlag.

Fire typer opgavestyringsværktøjer til servicevirksomheder

Delte lister og regneark

Mange starter med en delt liste eller et regneark. Det er billigt og nemt at gå i gang med, og det kan sagtens række, når der er få medarbejdere og få opgaver. Til gengæld giver det ingen status i realtid, og dokumentation og tid skal samles et andet sted.

Generelle opgaveværktøjer

Generelle opgaveværktøjer giver et pænt overblik over, hvem der har hvilke opgaver, og hvor langt de er. De er bygget til kontorarbejde og kan fungere til interne opgaver. Til kørende medarbejdere mangler de typisk mobil registrering på selve opgaven og en kobling til faktureringen.

Projektstyringssoftware

Projektstyring er bygget til at planlægge forløb med delopgaver, afhængigheder og deadlines. Det passer godt til længerevarende projekter. Ved mange korte opgaver om dagen hos forskellige kunder mangler der ofte funktioner, som er specifikke for feltservice. Læs mere om, hvornår projektstyringssoftware er nok til feltservice.

Field service management-platform med opgavestyring

I en field service management-platform er sags- og opgavestyring en del af den samme løsning som planlægning, tidsregistrering, kvalitetssikring og fakturering. I Microbizz oprettes opgaver med beskrivelse, kundedata og fotos, og de tildeles enkeltmedarbejdere eller teams. Status opdateres fra appen og kan følges i realtid på kontoret.

Hvad skal servicevirksomheder vurdere i et opgavestyringsværktøj?

Kan opgaven oprettes med alle oplysninger fra start?

En opgave skal kunne oprettes med beskrivelse, kundedata og eventuelle billeder, så medarbejderen ikke skal ringe efter oplysninger, når han eller hun kommer ud.

Kan medarbejderne opdatere status fra mobilen?

Status bliver kun pålidelig, hvis den opdateres dér, hvor arbejdet udføres. I mobilappen til iOS og Android kan medarbejderne opdatere opgaven og registrere data, og kontoret kan følge med undervejs.

Kan tilbagevendende opgaver og tjeklister automatiseres?

Servicevirksomheder har ofte opgaver, der gentages, for eksempel månedlige serviceeftersyn. Se efter, at gentagne opgaver kan oprettes automatisk ud fra frekvens og skabelon, og at tjeklister kan knyttes direkte til opgaven.

Kan dokumentationen følge opgaven?

Billeder, noter, dokumenter og kundens underskrift skal ligge på selve opgaven, så de kan findes igen, hvis kunden spørger. Det samme gælder skemaer til kvalitetssikring.

Hænger opgaven sammen med tid, materialer og fakturering?

Det er her, mange værktøjer kommer til kort. Når tid og materialer registreres direkte på opgaven, kan de samles til fakturagrundlag uden at blive skrevet ind en gang til.

Kan kunderne følge med?

Mange kunder vil gerne kunne se status uden at ringe. I Microbizz kan kunderne følge status og rapporter via ekstranettet, og opgaver kan deles med eksterne samarbejdspartnere.

Ofte stillede spørgsmål om opgavestyringsværktøjer

Hvad er forskellen på et opgavestyringsværktøj og en field service management-platform?

Et opgavestyringsværktøj holder styr på opgaver og status. En field service management-platform gør det samme, men kobler også opgaverne til planlægning, mobil registrering, dokumentation, tid, materialer og fakturagrundlag for kørende medarbejdere. Se, hvordan opgavestyringssoftware fungerer, hvis I vil have gennemgangen trin for trin.

Er projektstyring og opgavestyring det samme?

Nej. Opgavestyring handler om at oprette, fordele og følge op på enkelte opgaver. Projektstyring samler flere opgaver i et større forløb med overblik over tid og økonomi på tværs. Mange servicevirksomheder har brug for begge dele.

Kan vi starte med få funktioner og udvide senere?

Ja. Mange starter med de funktioner, der skaber mest manuelt arbejde, for eksempel oprettelse, tildeling og tidsregistrering, og udvider med flere moduler, efterhånden som behovet vokser. En platform med moduler gør det muligt at bygge videre på samme data.

Hvornår er et regneark stadig nok?

Når virksomheden har få medarbejdere, få opgaver om ugen og ikke har behov for dokumentation eller fakturagrundlag direkte fra opgaven. Når der bruges mere tid på at opdatere listen, end på at løse opgaverne, er det typisk tid til at gå videre.