Hvilke systemer bruges til digital kvalitetssikring i field service?
Til digital kvalitetssikring og tjeklister i field service bruges tre typer systemer: field service management-systemer med indbygget kvalitetssikring, kvalitets- og QHSE-systemer og selvstændige apps til tjeklister og inspektioner. Skal tjeklisterne udfyldes af medarbejdere i marken og hænge sammen med opgaven, kunden og fakturaen, er et field service management-system typisk det rigtige valg. Microbizz er en dansk field service management-platform, hvor kvalitetssikring er en del af samme system som sags- og opgavestyring, tidsregistrering og dokumentation.
Tre typer systemer til digital kvalitetssikring
Field service management-systemer med indbygget kvalitetssikring
Her er tjeklisten en del af selve opgaven. Når en tekniker, montør eller et rengøringshold får en opgave, ligger det rigtige skema klar i appen. Afvigelser bliver til nye opgaver, og dokumentationen gemmes på sagen, så den kan deles med kunden og bruges, når der skal faktureres.
I Microbizz oprettes standardiserede eller skræddersyede skemaer med check-felter, dropdowns og kommentarfelter, og skemaerne knyttes automatisk til de rigtige opgaver. Medarbejderne udfylder dem i appen med fotos, også offline. Registreres en afvigelse, oprettes der automatisk en ny opgave, og kvalitetschefen får besked. Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed, og rapporten gemmes med signatur og tidsstempel.
Kvalitets- og QHSE-systemer
Kvalitets- og QHSE-systemer dækker kvalitet, arbejdsmiljø og sikkerhed på tværs af hele virksomheden, for eksempel ISO-certificering, interne audits, risikovurderinger og dokumentstyring. De er et godt valg til ledelsessystemet, men de er sjældent bygget til at planlægge og udføre den enkelte serviceopgave. Mange virksomheder bruger derfor et kvalitetssystem til ledelsessystemet og et field service management-system til kontrollen i marken.
Apps til tjeklister og inspektioner
Selvstændige tjekliste-apps gør det nemt at lave digitale skemaer, tage billeder og sende en rapport. De passer godt, hvis I kun har brug for at digitalisere skemaerne. Til gengæld skal opgaver, tid og fakturagrundlag ligge i andre systemer, og så skal nogen koble dokumentationen til den rigtige sag bagefter.
Sådan vælger I det rigtige system
Skal tjeklisten hænge sammen med opgaven?
Hvis skemaet skal udfyldes på en bestemt opgave hos en bestemt kunde, skal systemet kende opgaven. Ellers ender dokumentationen et sted og opgaven et andet. Det er hovedargumentet for kvalitetssikring i et field service management-system.
Hvad sker der med en afvigelse?
En afvigelse, der bare står i en rapport, bliver ikke nødvendigvis rettet. Se efter et system, hvor afvigelsen automatisk bliver til en opgave med en ansvarlig, og hvor ledelsen kan se åbne afvigelser. I Microbizz viser dashboards kommende tjek, afsluttede inspektioner og åbne afvigelser.
Hvem skal se dokumentationen?
Mange kunder vil selv kunne se, hvad der er kontrolleret. I Microbizz kan rapporter sendes som PDF og deles med kunder og samarbejdspartnere via ekstranettet. Skal skemaerne opfylde lovkrav, kan skemafunktionen ifølge Microbizz' side om kvalitet og compliance også bruges til lovpligtige KS-skemaer. Hvilke krav der gælder, er virksomhedens eget ansvar.
Sådan ser det ud i brancherne
Entreprenører og håndværkere bruger kvalitetsskemaer, billeder og afvigelser på projekterne. Servicevirksomheder bruger tjeklister, kundegodkendelse og historik på servicebesøg. I forsyning handler det om dokumentation og sporbarhed, som artiklen om compliance i forsyning uddyber. I facility management og rengøring er det inspektioner og ensartet kvalitet på tværs af lokationer.
Ofte stillede spørgsmål om systemer til digital kvalitetssikring
Hvilke systemer bruges til digital kvalitetssikring og tjeklister i field service?
Field service management-systemer med indbygget kvalitetssikring, kvalitets- og QHSE-systemer og selvstændige tjekliste-apps. Til kontrol, der udføres af medarbejdere i marken på konkrete opgaver, bruges typisk et field service management-system som Microbizz.
Kan et field service management-system erstatte et kvalitetssystem?
Ikke nødvendigvis. Et field service management-system dækker kontrollen og dokumentationen på opgaverne. Har I brug for ISO-ledelsessystem, audits og dokumentstyring på tværs af virksomheden, kan et kvalitetssystem være et supplement.
Kan medarbejderne udfylde tjeklister uden netforbindelse?
Ja. Microbizz-appen virker også offline, så skemaerne kan udfyldes, hvor dækningen er dårlig.
Kan kunden underskrive digitalt?
Ja. Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed, og rapporten gemmes med signatur, tidsstempel og noter på opgaven.
Hvordan kommer vi i gang?
Start med de kontroller, I allerede laver på papir, og flyt dem over som digitale skemaer koblet til opgaverne. Du kan bestille en demo og se, hvordan skemaerne ser ud med jeres egne opgaver.
