Faldgruber ved valg af field service-software: Hvad virksomheder typisk overser, og hvordan du undgår det
De mest almindelige faldgruber ved valg af field service-software er at vælge ud fra pris og funktionsliste alene, at undervurdere offline-funktionalitet og mobilbrug, at overse integrationsbehov til eksisterende systemer, og at undervurdere den tid, implementering og oplæring reelt kræver. De fleste fejlkøb sker ikke, fordi softwaren mangler funktioner, men fordi de forkerte ting bliver vægtet tungest i valgprocessen.
De mest almindelige faldgruber
Vælger på pris og funktionsliste alene
En lang funktionsliste siger ikke noget om, hvordan systemet reelt opleves af medarbejderne i marken. Et system kan se komplet ud på papiret og alligevel vise sig besværligt at bruge i praksis, hvis det ikke er testet af dem, der faktisk skal bruge det hver dag.
Undervurderer offline-funktionalitet og mobilbrug
Mange virksomheder tester kun mobilappen på kontoret med god netdækning. Problemerne viser sig først, når medarbejderne står i en kælder, på en byggeplads eller i et område uden stabil forbindelse, og data enten går tabt eller ikke kan registreres.
Overser integrationsbehov til eksisterende systemer
Behovet for at koble field service-systemet sammen med et eksisterende ERP-system, regnskabsprogram eller lønsystem bliver ofte først opdaget, efter beslutningen er truffet. Det er langt billigere at kortlægge integrationsbehovet til API-integrationer, EDI eller løn før valget end bagefter.
Undervurderer tid til implementering og oplæring
Selv et godt system kræver, at medarbejderne bliver fortrolige med det. Bliver implementeringen presset ind på for kort tid, eller uden tydeligt ejerskab internt, falder mange tilbage på de gamle, manuelle vaner i en periode, hvor systemet burde have overtaget.
Sådan undgår du de typiske faldgruber
Inddrag medarbejderne i marken tidligt i processen
De medarbejdere, der skal bruge systemet i hverdagen, ser ofte problemer og behov, som ledelsen ikke selv tænker på. Lad dem afprøve mobilløsningen, før beslutningen tages.
Test løsningen under virkelige forhold
Prøv systemet dér, hvor opgaverne rent faktisk løses, gerne inklusive steder med dårlig netdækning, i stedet for kun at teste det på kontoret.
Kortlæg integrationsbehov, før I vælger
Lav en kort liste over, hvilke eksisterende systemer field service-softwaren skal spille sammen med, og spørg konkret ind til det, allerede når I taler med leverandøren. Se Microbizz' moduler for et overblik over, hvad der typisk kan kobles sammen.
Ofte stillede spørgsmål om valg af field service-software
Er den billigste løsning altid den dårligste?
Nej, men en lav pris uden reel offline-funktionalitet eller integration til jeres øvrige systemer kan hurtigt skjule en langt højere omkostning i form af manuelt arbejde bagefter.
Hvor lang tid bør vi afsætte til implementering?
Det afhænger af virksomhedens størrelse og antal moduler, men afsæt realistisk tid til, at medarbejderne kan blive fortrolige med systemet, i stedet for at presse det ind ved siden af den almindelige drift.
Skal vi vælge det system med flest funktioner?
Ikke nødvendigvis. Se, hvad der reelt er must-have fra dag ét, og hvad der kan vente, i stedet for at vælge ud fra, hvilket system har den længste funktionsliste.
Hvad er den mest oversete faldgrube?
Det er typisk offline-funktionalitet. Mange virksomheder opdager først begrænsningen, når medarbejderne står et sted uden dækning, og på det tidspunkt er beslutningen allerede truffet.
