For mange virksomheder er tidsregistrering stadig et nødvendigt onde – en pligtopgave, der typisk bliver løst med regneark, timesedler eller løse noter. Men i organisationer, hvor opgaverne foregår i marken, og arbejdstiden ikke følger et fast mønster, er det ikke længere nok at “have styr på timerne”. Den måde, man registrerer og godkender tid på, har direkte konsekvenser for både løn, fakturering, ressourcestyring og overholdelse af lovgivning.
Det er netop her en løsning til digital tidsregistrering gør en forskel. Virksomheder, der erstatter manuelle processer med et system, hvor arbejdstiden registreres præcist – manuelt eller automatisk – opnår både højere datakvalitet og færre administrative flaskehalse. Samtidig bliver det muligt at dokumentere, analysere og anvende tidsdata på tværs af organisationen – fra feltmedarbejder til ledelse.
Når timerne ikke stemmer, mister virksomheden penge
Ukorrekt eller mangelfuld tidsregistrering fører til en lang række følgefejl. Fakturerbare timer, der ikke bliver registreret, betyder tabt omsætning. Løn, der udbetales på baggrund af ufuldstændige timesedler, skaber utilfredshed blandt medarbejderne og øger presset på HR-afdelingen. Dokumentation, der ikke er tilstrækkeligt dækkende, risikerer at være utilstrækkelig i tilfælde af tilsyn eller audit. Og når data først er forkerte ved kilden, forplanter det sig hele vejen gennem systemerne – fra projektstyring og ressourcestyring til ledelsesrapportering.
Medarbejdere, der selv skal huske og notere deres arbejdstid, registrerer ofte med forsinkelse. Det fører til upræcise angivelser, og det bliver svært at afgøre, hvad der er korrekt. I virksomheder, hvor der er mange småopgaver, spredte teams og varierende arbejdstider, kan det være direkte skadeligt for økonomien at lade tidsregistrering bero på hukommelse og tillid alene.
Digitalisering skaber struktur og ensartethed
Ved at digitalisere tidsregistreringen opnås en helt anden grad af struktur og gennemsigtighed. Et digitalt system giver medarbejderne en fast ramme at registrere tid indenfor – typisk via app eller web – og sikrer, at alle timer kobles til de relevante opgaver, kunder og projekter. Det eliminerer usikkerhed og skaber et klart dokumentationsspor, som både ledelse, økonomi og administration kan arbejde videre med.
Samtidig kan man med systemer som Microbizz opsætte automatisk check-ind/check-ud-funktionalitet, hvor arbejdstiden registreres i realtid – og suppleret med GPS-data, hvis det ønskes. Det gør det muligt at dokumentere tilstedeværelse og aktivitet uden at forstyrre medarbejderens arbejdsflow. Når systemet arbejder i baggrunden, undgår man de fejl, der opstår, når registreringen overlades til manuelle noter i slutningen af dagen.
Tidsregistrering er mere end løn – det er også fakturering
En væsentlig grund til at prioritere præcis tidsregistrering er faktureringsgrundlaget. Mange virksomheder mister tusindvis af kroner hver måned, fordi arbejdstimer ikke bliver registreret eller knyttet til de rigtige sager. Det gælder især i servicevirksomheder, hvor medarbejderne løser mange mindre opgaver, og der ikke altid er én til én-sammenhæng mellem dag og kunde.
Ved at bruge en løsning, hvor timer automatisk forbindes med den rette kunde eller det rette projekt, bliver det lettere at fakturere korrekt. Det gælder både ved timebaseret afregning og ved kontraktarbejde, hvor tidsforbruget skal dokumenteres. Et system som Microbizz Tidsregistrering sørger for, at alle arbejdstimer registreres og kan bruges direkte i faktureringsflowet, uden at økonomiafdelingen skal efterspørge eller efterbehandle data.
Overholdelse af arbejdstidsregler og dokumentationspligt
I Danmark er reglerne for arbejdstid skærpet, og med den nye lovgivning fra 2024 er det nu et krav, at virksomheder dokumenterer medarbejdernes arbejdstid præcist – inklusiv pauser og overarbejde. Det betyder, at manuel registrering, håndskrevne skemaer eller ikke-godkendte systemer ikke længere er tilstrækkelige.
For at kunne dokumentere, at man overholder arbejdstidsdirektivet, kræver det et system, der logger timerne på en ensartet og sporbar måde. Der skal kunne dokumenteres præcist, hvornår medarbejderen har arbejdet, hvilke pauser der er afholdt, og hvordan tiden er fordelt. Det skal også være muligt at hente historiske data hurtigt og sikkert, hvis der kommer kontrol.
Digital tidsregistrering er derfor ikke kun en effektivisering – det er også en måde at sikre compliance og reducere risikoen for bøder, påtaler eller sager med medarbejderrepræsentanter.
Gør hverdagen lettere for både medarbejdere og ledere
Et velfungerende system til registrering af arbejdstid skal ikke være en byrde for hverken medarbejderne eller lederne. Tværtimod bør det fjerne administrative opgaver og skabe tryghed i forhold til løn, opgaver og forventninger. Når man som medarbejder ikke skal tænke på at udfylde timesedler manuelt, men blot tjekker ind og ud på sin mobil, bliver tidsregistrering en naturlig og integreret del af hverdagen.
For ledere og administratorer betyder det, at de slipper for at kontrollere, rykke for eller korrigere timesedler. De kan i stedet bruge deres tid på at planlægge og lede. Samtidig bliver lønkørslen mere præcis, fordi alle timer er godkendt og klar til brug. Det reducerer også antallet af lønkorrektioner og spørgsmål fra medarbejdere, som oplever fejl i deres løn.
Realtidsindsigt og bedre beslutningsgrundlag
Et af de mest undervurderede aspekter ved digital tidsregistrering er den ledelsesinformation, det giver. Når arbejdstiden registreres løbende og systematisk, opstår der et datagrundlag, som kan bruges til meget mere end løn og faktura. Det bliver muligt at analysere, hvordan tiden faktisk bliver brugt – på tværs af opgaver, kunder, afdelinger og medarbejdere.
Den viden kan bruges til at planlægge smartere, fordele ressourcer bedre og opdage uhensigtsmæssige mønstre i driften. Hvor bruges der for meget tid? Er der kunder, der ikke bliver faktureret for hele det arbejde, der bliver udført? Hvor er der mulighed for at effektivisere? Når tidsdata er valide og tilgængelige i realtid, bliver de en værdifuld del af virksomhedens beslutningsgrundlag.
Ét samlet system med integration og skalérbarhed
Microbizz er mere end et tidsregistreringssystem. Det er en platform, der binder opgaver, tid, kørsel og løn sammen i ét samlet flow. Når alle data samles ét sted, forsvinder behovet for manuelle overførsler og sammenkædning mellem systemer. Det skaber et mere stabilt og skalerbart setup, hvor nye funktioner kan tages i brug i takt med virksomhedens behov.
Tidsregistreringen integreres direkte med både opgavestyring, fakturering og løn – hvilket betyder, at registrerede timer automatisk er tilgængelige i hele værdikæden. Det sparer ikke kun tid, men reducerer risikoen for fejl og forbedrer data sammenhængen på tværs af hele organisationen.
