Qualität und Konformität - Dokumentation, Standards und effektives Management

Formularverwendung in Microbizz

Formulare sind ein wesentlicher Bestandteil von Microbizz und ermöglichen Ihnen die Digitalisierung und Optimierung verschiedenster Arbeitsabläufe - von Prozessmanagement und Qualitätssicherung bis hin zu Maßnahmenmanagement und Zertifikaten.

Mit Microbizz können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Formularen einrichten, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dies gewährleistet eine reibungslose und effiziente Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe ohne unnötige Komplexität.

Wie Formulare Qualität und Einhaltung der Vorschriften sicherstellen

Prozesse steuern

Mit Zeitplänen können Sie Ihre eigenen Prozesse einrichten. Eine Vorlage kann Aktionen auslösen und sicherstellen, dass verschiedene Schritte in einem Prozess befolgt werden, bevor eine Aktion/Aufgabe eingeleitet wird.

Qualität und Einhaltung der Vorschriften

Mit Vorlagen können Sie Qualitätsprozesse und deren Einhaltung sicherstellen. Vorlagen können Prozesse steuern und Qualitätsvorlagen können an Aufgaben angehängt werden, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen und an die Aufgabe angehängt sind. Darüber hinaus können mit Vorlagen Zertifikate und andere Dokumente erstellt werden.

Keine Tippfehler

Formulare vermeiden Tippfehler und verbessern das gesamte Nutzererlebnis. Ankreuzfelder erleichtern den Nutzern das Ausfüllen von Daten und sorgen gleichzeitig für eine einheitliche Datenbasis - zum Beispiel für die Berichterstattung.

Transparenz

Formulare helfen, Transparenz in der Organisation zu schaffen. Es kann von jedem über PC oder App genutzt werden und bietet eine optimale Datengrundlage, die als Echtzeitdaten 24/7 von jedem Gerät aus verfügbar ist.

Berichte und Statistiken

Es ist einfach und flexibel, Berichte und Statistiken über Daten aus Formularen zu erstellen. Sie erhalten sofort einen aussagekräftigen Überblick, der auch grafisch über Diagramme dargestellt werden kann.

PDF-Dokumente

Daten aus Formularen können in PDF-Dateien umgewandelt werden, z. B. für Bescheinigungen oder andere Compliance-Dokumente.

Aufgaben und Objekte generieren

Mit Formularen können neue Aufgaben oder Objekte erstellt werden, z. B. das Anlegen von Unternehmen im CRM. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten konsistent und vollständig sind.

Abweichungen

Abweichungen können einfach und reibungslos über Formulare erfasst werden. Gleichzeitig können Dokumente angehängt werden, damit die Kunden die Erklärung der Abweichung sehen können. Und das Formular kann eine Aktion auslösen, z. B. eine Aufgabe zur Bearbeitung der Abweichung.

Genehmigungen verwalten

Formulare können für Genehmigungen verwendet werden, z. B. bei der Erledigung einer Aufgabe. Es ist möglich, dem Formular eine Unterschrift als Bestätigung hinzuzufügen.

Fragebögen und Analysen

Formulare können auch für Umfragen verwendet werden, z. B. für Kundenumfragen, Zufriedenheitsumfragen, Bewertungsformulare usw. Es ist einfach und flexibel, anschließend Berichte und Statistiken zu erstellen.

Checklisten

Die Formularfunktionalität ist ideal für Checklisten, z. B. beim Abschließen einer Aufgabe oder beim Qualifizieren einer Aufgabe.

Qualitätsvorlagen

Formulare werden in großem Umfang für die Qualitätskontrolle verwendet. Mit Microbizz können Sie sicherstellen, dass das richtige Formular mit der richtigen Aufgabe verknüpft und immer auf dem neuesten Stand ist. Dies gilt auch für gesetzlich vorgeschriebene QS-Formulare, die in mehreren Branchen weit verbreitet sind.

Wie digitale Arbeitsabläufe einen Mehrwert für FM-Organisationen schaffen

Planung und Terminierung Das Planungstool stellt sicher, dass Mitarbeiter und Ressourcen den Aufgaben innerhalb von Vereinbarungen und Fristen zugewiesen werden.

Automatisierung Wiederkehrende Aufgaben, Checklisten und Benachrichtigungen können automatisiert werden, damit nichts vergessen wird.

Kundenbetreuung Kunden können auf ein Kundenportal mit Aufgabendaten, Dokumentation und Status zugreifen.

Zeitliche Erfassung Die Mitarbeiter erfassen die Zeit direkt an den Aufgaben, wodurch automatisch eine korrekte Lohn- und Rechnungsgrundlage geschaffen wird.

Sicherung der Qualität Sicherstellen, dass ordnungsgemäße Qualitätsverfahren mit automatischer Terminierungsfunktionalität befolgt werden

Dokumentation Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Arbeit über die App, zum Beispiel mit Bildern, Checklisten und Notizen.

Wartung und Inspektion Das System behält Fristen und Erinnerungen im Auge - und sorgt dafür, dass Aufgaben rechtzeitig erstellt werden.

Rechnungsstellung Zeit und Kosten der verkauften Waren werden kontinuierlich in Echtzeit erfasst, so dass keine Stunden verloren gehen und die Rechnungsstellung sofort erfolgen kann.

Unterauftragnehmer Die Zusammenarbeit mit Subunternehmern kann automatisiert und dokumentiert werden, so dass jeder den Überblick hat und Termine eingehalten werden.

Auf einen Blick Microbizz fasst alle Aufgaben in einem System zusammen und erleichtert so die Planung und Verteilung der Arbeit - sowohl der täglichen operativen Aufgaben als auch der großen Projekte.

Daten und Geschichte Alle Daten über Aufgaben, Gebäude, Ausrüstung und Servicehistorie sind an einem Ort und durchsuchbar.

Berichterstattung Berichte können in Echtzeit von jedem Gerät aus extrahiert werden (24/7). Betriebsdaten können zur Analyse in Power BI weiterverarbeitet werden

FORMULARE HELFEN BEI QUALITÄT UND EINHALTUNG DER VORSCHRIFTEN

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