Digital Opgavestyring Med 99,6% Hjemtagningsprocent

Mircobizz - Din forsyning Esbjerg ©TTMedia-19

"Fra papirsedler til professionel opgavestyring"

DIN Forsyning gik fra manuelle arbejdsgange og A3-ark til fuld digital opgavestyring med Microbizz for nu 4 år siden.

Resultatet er mere struktur, højere kvalitet og en imponerende hjemtagningsprocent på 99,6 % på deres 60.000 målere. Systemet er fleksibelt og tilpasses nemt med plugins, som udvikles i tæt dialog med Microbizz – ofte på få dage. Og selvom IT-projekter kan virke skræmmende, har Microbizz vist sig at være en pålidelig partner, der får tingene til at fungere i praksis.

Udfordringer med manuelle arbejdsgange

Inden Microbizz blev en del af hverdagen hos DIN Forsyning, var opgavehåndteringen præget af manuelle løsninger, der gjorde det svært at holde styr på både fremdrift og dokumentation.

PAPIR OG EXCEL STYREDE DRIFTEN Montørerne fik deres opgaver på papir eller i Excel-ark, og der kunne være flere forskellige versioner i omløb. Det skabte risiko for, at opgaver gik tabt i mængden.

UDFORDRINGER MED DOKUMENTATION "Grønne sedler" og håndskrevne noter kunne være svære at læse, mangle vigtige oplysninger eller blive væk. Det kunne betyde ekstraarbejde eller mangelfuld dokumentation.

UNØDVENDIGE KUNDEBESØG Manglen på digital dokumentation kunne også betyde, at det var nødvendigt at besøge samme kunde flere gange, simpelthen fordi man ikke kunne fremfinde fyldestgørende opgaveinformationer.

MANGEL PÅ STANDARDISERING De manuelle arbejdsgange betød, at medarbejderne havde forskellige måder at løse og dokumentere opgaverne på. Det kunne give administrativt ekstra-arbejde.

MANGLENDE SYSTEMATIK Uden et samlet digitalt system var det svært at danne sig et overblik over, hvor langt man var i de forskellige zoner og områder – og hvornår noget kunne afsluttes.

KVALITET I ARBEJDET De papirbaserede arbejdsgange kunne betyde fejl og forglemmelser, hvilket kunne give store administrative byrder i forbindelse med aflæsninger og afregning til kunderne.

"Vi har fået meget mere kvalitet ind i vores opgaver"

Se, hvordan DIN Forsyning gik fra grønne sedler og noter på papir til digital opgavestyring, der sikrer kvalitet, sparer tid og giver overblik.

Hør Driftsleder Keld Jensen fortælle om rejsen mod ensartede arbejdsgange og præcis dokumentation

Effekterne af digitale arbejdsgange

Udfordringer er løst med Microbizz

Alt samlet i én app

Montørerne har altid opdaterede opgaver og data lige ved hånden. Alt fra kontakt-informationer til fotodokumentation og kvalitetsskemaer ligger i app'en, og intet bliver glemt.

Nem og fleksibel planlægning

Opgaver oprettes og tildeles digitalt – og kan hurtigt tilpasses, deles eller overdrages mellem kolleger. Det gør det nemt at få hverdagen til at hænge sammen, også ved sygdom eller akutte ændringer.

Struktureret og ensartet dokumentation

Skemaer og billeder sikrer, at alle opgaver dokumenteres på samme måde – med høj kvalitet og sikkerhed. Det gør det nemt at overholde krav og levere det rigtige datagrundlag til videre behandling.

Hurtig tilpasning med plugins

Har en montør et forslag til forbedring, kan det tages op direkte med Microbizz. Nye plugins kan udvikles på få dage – og skabe endnu bedre arbejdsgange i både drift og administration.

Hjemtagningsprocent på 99,6 %

Med Microbizz er der styr på målerudskiftning, fejlregistreringer og opfølgning. Derfor lykkes DIN Forsyning nu med næsten komplet hjemtagning på over 60.000 målere.

Stærkt overblik for ledelse og drift

Opgavestatus, fremdrift og fejl vises live i systemet. Det giver ledelsen fuldt overblik og mulighed for hurtigt at reagere – og sikre fremdrift i selv de største opgaver og projekter.

Arbejdsgangen for målerskifte hos DIN Forsyning

Se en kort beskrivelse af de forskellige steps i arbejdsgangen

Organisering og planlægning_ny

Zoner og planlægning:

Målerne er opdelt i zoner og områder.
Én zone ad gangen indlæses i Microbizz som opgaver.
Områderne bearbejdes systematisk én efter én.
Opgavernes fremdrift og status følges løbende i Microbizz.

netværk og deadline_ny

Hensyn til netværk og deadline:

Eksisterende system kører på 2G/3G, som udfases pr. 1. januar 2027.
Derfor er der en fast deadline for udskiftningen.
Microbizz bruges til at sikre overblik over fremdrift og opgavepuljer.

Planlægning og kundekontakt_ny

Planlægning og kundekontakt:

Kunder aftaler tid med driftsleder eller montør.
Planlægning sker i Microbizz og synkroniseres med Outlook.
Montørerne planlægger ofte selv deres opgaver via Microbizz-appen.

Besøg hos kunden_ny

Besøg hos kunden:

Montøren foretager målerskift og dokumenterer processen i appen.
Udfylder skema, tager billeder og registrerer målerdata.
Data sendes direkte til afregningssystemet.

Ny dato_ny

Hvis målerskift ikke er muligt:

Montøren giver opgaven status "Skift ikke muligt".
Udfylder forklarende skema og genplanlægger besøg, fx 14 dage senere.

Fejlhåndtering_ny

Fejlhåndtering og automatisering:

Hvis fejl registreres (fx forkert målernummer eller manglende skema), sendes opgaven til behandling.
Microbizz genererer automatisk en ny opgave, hvis fx både vand- og varmemåler skal skiftes.
Det hele foregår direkte i Microbizz app'en

"Microbizz kan bruges af alle, og det er nemt at tilgå, nemt at komme igang med"

Keld JensenDriftsleder, DIN Forsyning

Sådan har DIN Forsyning styr på over 60.000 målere med digital opgavestyring

"Fra papirsedler til professionel opgavestyring"

Udfordringer med manuelle arbejdsgange

"Vi har fået meget mere kvalitet ind i vores opgaver"

Udfordringer er løst med Microbizz

Book et møde med en ekspert