Digital uppgiftshantering med 99,6% hemtagningsgrad | DIN Forsyning

"Från pappersanteckningar till professionell uppgiftshantering"

DIN Forsyning gick från manuella arbetsflöden och A3-ark till helt digital uppgiftshantering med Microbizz för fyra år sedan.

Resultatet är mer struktur, högre kvalitet och en imponerande inkasseringsgrad på 99,6% på deras 60.000 mätare. Systemet är flexibelt och lätt att anpassa med plugins som utvecklas i nära dialog med Microbizz - ofta på bara några dagar. Och även om IT-projekt kan verka skrämmande har Microbizz visat sig vara en pålitlig partner som får saker och ting att fungera i praktiken.

Utmaningar med manuella arbetsflöden

Innan Microbizz blev en del av vardagen på DIN Forsyning präglades uppgiftshanteringen av manuella lösningar som gjorde det svårt att hålla koll på både framsteg och dokumentation.

PAPPER OCH EXCEL STYRDE OPERATIONEN Montörerna fick sina uppgifter på papper eller i Excel-ark, och det kunde finnas flera olika versioner i omlopp. Detta medförde en risk för att uppgifter försvann i röran.

UTMANINGAR MED DOKUMENTATION "Gröna lappar" och handskrivna anteckningar kan vara svåra att läsa, sakna viktig information eller komma bort. Detta kan innebära extra arbete eller otillräcklig dokumentation.

ONÖDIGA KUNDBESÖK Avsaknaden av digital dokumentation kan också innebära att samma kund måste besökas flera gånger, helt enkelt för att det inte går att hitta fullständig information om jobbet.

BRIST PÅ STANDARDISERING De manuella arbetsflödena innebar att medarbetarna hade olika sätt att slutföra och dokumentera uppgifter. Detta kunde leda till extra administrativt arbete.

BRIST PÅ SYSTEMATISERING Utan ett enhetligt digitalt system var det svårt att få en överblick över var man befann sig i de olika zonerna och områdena - och när något kunde slutföras.

KVALITET PÅ ARBETET De pappersbaserade arbetsflödena kan leda till fel och försummelser, vilket i sin tur kan leda till stora administrativa bördor vid avläsning och fakturering av kunder.

nedladdning-96-miniatyrbild

"Vi har fått mycket mer kvalitet i våra uppgifter"

Se hur DIN Forsyning gick från gröna lappar och anteckningar på papper till digital uppgiftshantering som säkerställer kvalitet, sparar tid och ger en överblick.

Hör Operations Manager Keld Jensen berätta om resan mot enhetliga arbetsflöden och korrekt dokumentation

Effekterna av digitala arbetsflöden

Utmaningar lösta med Microbizz

Allt i en och samma app

Installatörerna har alltid uppdaterade uppgifter och data till hands. Allt från kontaktinformation till fotodokumentation och kvalitetsformulär finns i appen, så att inget glöms bort.

Enkel och flexibel planering

Uppgifter skapas och tilldelas digitalt - och kan snabbt anpassas, delas eller överföras mellan kollegor. Det gör det enkelt att organisera sin arbetsdag, även vid sjukdom eller akuta förändringar.

Strukturerad och konsekvent dokumentation

Mallar och bilder säkerställer att alla uppgifter dokumenteras på samma sätt - med hög kvalitet och säkerhet. Detta gör det enkelt att uppfylla kraven och tillhandahålla rätt data för vidare bearbetning.

Snabb anpassning med plugins

Om en installatör har ett förbättringsförslag kan det tas upp direkt med Microbizz. Nya plugins kan utvecklas på bara några dagar - och skapa ännu bättre arbetsflöden i både drift och administration.

99,6% återtagningsgrad

Med Microbizz är mätarbyten, felregistreringar och uppföljning under kontroll. Som ett resultat av detta har DIN Forsyning nu lyckats med att nästan helt ta tillbaka över 60 000 mätare.

Stark översikt för ledning och verksamhet

Uppgiftsstatus, framsteg och fel visas direkt i systemet. Det ger ledningen full överblick och möjlighet att reagera snabbt - och säkerställa framstegen även för de största uppgifterna och projekten.

Arbetsflödet för mätarbyte hos DIN Forsyning

Se en kort beskrivning av de olika stegen i arbetsflödet

1

Organisering og planlægning_ny

Zoner och planering:

Mätarna är indelade i zoner och områden.
En zon i taget laddas in i Microbizz som uppgifter.
Områdena bearbetas systematiskt ett efter ett.
Uppdragens förlopp och status övervakas kontinuerligt i Microbizz.

2

netværk og deadline_ny

Överväganden om nätverk och tidsfrister:

Befintligt system körs på 2G/3G, som kommer att fasas ut den 1 januari 2027.
Därför finns det en fast deadline för ersättningen.
Microbizz används för att säkerställa en översikt över framsteg och uppgiftspooler.

3

Planlægning og kundekontakt_ny

Schemaläggning och kundkontakt:

Kunderna bokar tid med verksamhetschefen eller montören.
Schemaläggningen sker i Microbizz och synkroniseras med Outlook.
Montörerna schemalägger ofta sina egna uppgifter via Microbizz-appen.

4

Besøg hos kunden_ny

Besök hos kunden:

Installatören byter mätare och dokumenterar processen i appen.
Fyller i formuläret, tar foton och registrerar mätdata.
Data skickas direkt till faktureringssystemet.

5

Ny dato_ny

Om mätarbyte inte är möjligt:

Installatören ger uppdraget status "Byte ej möjligt".
Fyller i förklaringsformuläret och bokar in ett nytt besök, t.ex. 14 dagar senare.

6

Fejlhåndtering_ny

Felhantering och automatisering:

Om fel upptäcks (t.ex. felaktigt mätarnummer eller saknad blankett) skickas uppdraget vidare för behandling.
Microbizz genererar automatiskt ett nytt uppdrag om t.ex. både vatten- och värmemätare behöver bytas.
Allt sker direkt i Microbizz-appen

"Microbizz kan användas av alla och är lätt att komma åt, lätt att komma igång med"

Keld JensenVerksamhetschef, DIN Forsyning