Microbizz & ChatGPT bei Super-Køl A/S
Das Zusammenspiel von ChatGPT und Microbizz bietet unendliche Anwendungsmöglichkeiten. Hier erfahren Sie mehr, wie unsere Kunden bereits heute von...
Zeiterfassung wird immer noch oft als reine Kontrolle wahrgenommen, doch ihr wahres Potenzial liegt in der Transparenz und Optimierung von Arbeitsprozessen.
Ein zentraler Bestandteil vieler Workforce-Management-Systeme ist die Zeiterfassung, die trotz steigender Akzeptanz weiterhin ein kontroverses Thema in vielen Unternehmen bleibt. Häufig wird Arbeitszeiterfassung auch als eine Form der Überwachung wahrgenommen. Dabei ist die genaue Zeit, von Arbeitsbeginn und -ende, zwar eine Pflicht aber wahrscheinlich auch der unbedeutendste Aspekt der Zeiterfassung in Unternehmen.
In diesem Artikel möchten wir zeigen, welches Potenzial und welcher Wert tatsächlich in den erfassten Zeiten verborgen liegt.
Ein durchdachtes Zeiterfassungssystem ermöglicht es, an unterschiedlichen Stellen im System Zeiten zu erfassen. So ist es möglich Zeiten in einem Projekt oder auch an einem Kunden zu sehen und auszuwerten. Beispielsweise können die geleisteten Arbeiten an einem Serviceauftrag, die Beratung im Rahmen eines Kundenprojektes oder die Teilnahme an Kundenmeetings genau dokumentiert werden.
Eine mehrdimensionale Zeiterfassung bietet einen erheblichen Mehrwert, indem es nicht nur die geleisteten und geplanten Arbeitszeiten erfasst, sondern auch eine detaillierte Dokumentation der konkreten Tätigkeiten ermöglicht. Grundsätzlich kann es sinnvoll sein, Tätigkeiten in Kategorien einzuteilen, die als Arbeitsbereiche dann auch Teams oder Kollegen zugeteilt werden können. Zusätzlich können allgemeine Einträge für Tätigkeiten wie Rüstzeiten, Fahrzeiten, Pausen, Büroorganisation oder private Zeit hinterlegt werden, um alle Aspekte des Arbeitsalltags abzubilden.
In einem ganzheitlichen System kann die Zeiterfassung aber auch mit anderen Daten, die Einfluss auf Arbeitszeiten oder Abrechnung von geleisteten Stunden haben, verbunden werden. So gibt es eventuell Vorgaben aus der Personalabteilung oder aus vorhandenen Werks- und Serviceverträgen, die für die korrekte Eingabe und Auswertung oder Abrechnung von erfasster Arbeitsleistung berücksichtigt werden müssen.
Die Vorteile einer solchen integrierten Lösung, die alle relevante Datenquellen einbindet, liegen in der verbesserten Nachvollziehbarkeit, der Reduzierung von Fehlerquellen sowie der erleichterten Auswertung und Optimierung von Arbeitsprozessen.
Wir haben nicht nur Gespräche mit unseren Kunden und unserem Netzwerk geführt, sondern auch intern intensiv über das Thema Zeiterfassung diskutiert. Auf diese Weise konnten wir auf eine strukturierte und vollständige Zeiterfassung in der Entwicklungs- und Consulting-Abteilung umstellen, die alle relevanten Tätigkeitsfelder umfasst, verschiedene Aspekte aus unterschiedlichen Arbeitsweisen berücksichtigt und gleichzeitig praxisorientiert ist. Das neue Modell hat sich als effektiv erwiesen.
Dabei hat sich auch gezeigt, dass Zeiterfassungsberichte von Mitarbeitern oder Teams wertvolle Einblicke bieten, um die eigene Zeit und den Fokus besser zu steuern.
Ein Beispiel: Durch die regelmäßige Analyse von Berichten kann überprüft werden, ob ein Großteil der Zeit produktiv, für abrechenbarer Leistungen gewidmet ist, oder ob Verwaltungsaufgaben überhandnehmen. Individuelle Leistungsziele, wie etwa einen bestimmten Anteil der Arbeitszeit für Vertrieb & Kundenbetreuung oder Entwicklungsarbeit zu nutzen, können so kontinuierlich überwacht werden. Die Auswertungen und der Einblick in Zeiten und Tätigkeiten können aber auch für andere Unternehmensbereiche wichtig sein. Zum Beispiel kann die Einhaltung von Vorschriften aus Arbeitsschutz oder Verträgen dokumentiert werden. Dies verbessert die Rechtssicherheit, erleichtert Audits und trägt zur Einhaltung betrieblicher und gesetzlicher Standards bei.
Daten für mehr Transparenz bei Unternehmensprozessen
Berichte in Zeiterfassungssystemen ermöglichen eine Betrachtung auf Abteilungs-, Team- oder Unternehmensebene. So lassen sich Muster in der Arbeitsverteilung erkennen, potenzielle Engpässe identifizieren, Vorgaben und Vereinbarung besser einhalten und aufzeigen, welche Kunden oder Projekte den größten Anteil an der Arbeitszeit beanspruchen.
Die Berichtsdaten liefern wertvolle Entscheidungsgrundlagen, um Prozesse anzupassen und die Effizienz entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu steigern.
Ein praktisches Beispiel aus der internen Entwicklungsabteilung bei Microbizz verdeutlicht die Relevanz solcher Berichte:
In einer Woche trat ein unerwartetes Problem in einem Projekt auf, wodurch die Wochenarbeitszeit eines Consultants auf über 26% Support-Tätigkeit erfasst wurde – ein viel zu hoher Wert und Leistungen, die im schlimmsten Fall nicht korrekt fakturiert werden können.
Solche Erkenntnisse aus der Analyse von Zeiten helfen dabei, Zeit und Ressourcen gezielter einzusetzen.
Die Kombination von Zeiterfassungsdaten mit der Lohnabrechnung und Finanzkennzahlen eröffnet noch tiefere Einblicke in die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens. Dies wird Thema eines nächsten Artikels sein, in dem auch der Einsatz von Planungsprinzipien in der Analyse beleuchtet wird.