Hos Partneren började beslutet om en lösning för den digitala verksamheten med frågan om man skulle fokusera på den finansiella delen som kärnan i ett nytt system - eller om fokus skulle ligga på kunderna.
Partneren fattade beslutet att implementera Microbizz 2012. På den tiden sköttes allt som rörde verksamheten via excelark, papperslappar och det som medarbetarna hade i minnet. Partnern letade därför efter ett enda system som kunde hjälpa till att optimera och effektivisera verksamheten - inklusive kunskapsdelning och mindre administration.
Det blev ett val mellan att leta efter ett nytt ekonomisystem med utökad funktionalitet för verksamhetsstyrning - eller ett system med verksamhetsstyrning som primärt fokus.
"Vi tittade på olika nya ekonomisystem som även kunde hantera operations. Men vi tyckte inte att de var tillräckligt användarvänliga. Plusen var förstås att det skulle gå snabbare för oss att koppla ihop saker. Men användargränssnittet var inte tillräckligt bra. Dessutom var jag inte intresserad av att ekonomisystemet skulle vara kärnan i hela företaget. Vi är ett väldigt servicedrivet företag och i vår värld är det kunderna, inte nyckeltalen, som ska stå i centrum för verksamheten och våra medarbetare", säger Catja Winther, VD på Partneren.
Stora besparingar
Partneren valde Microbizz som det nya centrala systemet. Förväntningarna på nyttan med Microbizz var främst att strukturera och dela all information i företaget, att optimera affärsrutiner och processer samt att effektivisera administrationen, inte minst när det gäller lönehanteringen.
inte minst när det gäller lönehanteringen.
"Med Microbizz har vi gjort stora besparingar på vår lönehantering. Tidigare ägnade två personer minst två till tre heldagar åt själva löneutbetalningen. Dessutom ägnade en man en hel dag åt att mata in data. Lägg därtill den tid jag själv lade ner på att kontrollera och verifiera uppgifterna. Nu gör vi all lönebearbetning på en dag - två personer - så vi har verkligen uppnått en effektivitetsvinst - och det blir färre fel", säger Catja Winther.
Från pappersanteckningar och excelark till 100% digital verksamhet
Självklart har det varit en omvälvning för företaget att gå från pappersanteckningar och excelark till Microbizz, där allt sker digitalt. Förutom de nya arbetsflödena är det också viktigt att få grepp om sina arbetsflöden, annars är de svåra att definiera och digitalisera.
Implementeringen av Microbizz har därför inneburit en generell processoptimering i hela företaget. Som delägaren själv uttrycker det, agerade företaget faktiskt som ett litet företag, trots att det hade vuxit till ett medelstort företag.
Partnern valde Microbizz eftersom CRM-systemet är kärnan i hela plattformen. Det innebär att den är baserad på kunder och kunskapsdelning kring kunder. Men också på grund av perspektivet att Microbizz kan hantera löner, schemaläggning av anställda, utrustning etc. Dessutom var systemets design och användarvänlighet viktiga och avgörande parametrar.
"Våra medarbetare har verkligen tagit till sig Microbizz. Vi har stor nytta av att all information finns tillgänglig via Microbizz. Det ökar vår kunskap och reaktionstid, och vi
vi upplever färre fel. Vi har ett bättre underlag för fakturering eftersom vi har bättre kontroll på förbrukningen -
inte bara tidsförbrukningen utan även varuförbrukningen, som beställs direkt via Microbizz från våra leverantörer. Vi märker också att våra kunder uppskattar vår struktur och dokumentation, till exempel genom att vi kan leverera kvalitetsrapporter via systemet - inklusive dokumentation av avvikelser", säger Catja Winther.
Ett partnerskap
Partnern ser Microbizz som en plattform som kan växa med företaget och vara en del av företagets tillväxtstrategi.
av företagets tillväxtstrategi. Partnern har nyligen utökat Microbizz med flera funktionaliteter
- bland annat utrustningsmodulen, som ger en 100-procentig översikt över all utrustning, var den finns geografiskt, vem som använder den, att det inte finns några dubbelbokningar osv.
"Vi inser att Microbizz kan växa med våra behov och att det därför är en framtidssäker och hållbar plattform.
hållbar plattform. Det finns mycket mer vi kan göra med systemet och därför fortsätter vi att
därför fortsätter vi att expandera och stärka vår verksamhet och affär med Microbizz. Vi ser inte Ventu som en leverantör
utan som en partner som lyssnar på våra behov och som kan stödja vår tillväxtstrategi
på både kort och lång sikt", säger Catja Winther.
