Fakturering är en av de mest kritiska funktionerna i alla tjänste- eller projektorienterade företag. Det är den sista delen av leveransen där arbetet måste omvandlas till intäkter. Ändå uppstår det ofta fel här – fel som inte bara försenar betalningarna utan också skapar misstro hos kunderna och drar onödiga resurser från ekonomiavdelningen. När arbetstid, material och ersättningar inte dokumenteras på ett tydligt sätt blir faktureringen osäker och ofta felaktig.
Ett av de mest effektiva sätten att undvika faktureringsfel är att koppla all data direkt till arbetsuppgifterna – i ett enhetligt system. När timmar, materialförbrukning och dokumentation finns med från början till slut blir fakturan korrekt, snabbare och mycket enklare att försvara gentemot kunden.
Varför uppstår fel vid fakturering?
De vanligaste felen uppstår när faktureringen görs manuellt eller i system som inte är integrerade med den dagliga arbetshanteringen. Det kan bero på att timmar registreras i Excel-ark, att materialförbrukningen registreras på papper och att ekonomisystemet arbetar isolerat från resten av organisationen. Varje gång data måste överföras manuellt ökar risken för skrivfel, missförstånd och förseningar.
Exempel på typiska fel är:
- Timmar som saknas eller inte stämmer överens med faktiska arbetstimmar
- Material som inte är korrekt fakturerat
- Uppgifter som inte registreras som slutförda - och därmed aldrig faktureras
- Felaktig moms, kundvillkor eller rabatter
- Fakturor som inte stämmer överens med kontraktet eller den överenskomna omfattningen
Fel som dessa kan verka små i sig, men de påverkar snabbt kassaflödet, kundnöjdheten och företagets rykte. Ofta leder de till förlorade intäkter, längre kredittider och extra arbete för ekonomiavdelningen.
Där komplexiteten verkligen märks
Det är inte ovanligt att ett företag har hundratals uppgifter per vecka - fördelade på olika kunder, medarbetare och geografiska områden. Eftersom varje uppgift kan ha sin egen tidsåtgång, materialåtgång och prisstruktur blir det övermäktigt att hålla reda på allt utan ett system som sammanställer informationen.
I branscher som service, hantverk och fastighetsförvaltning blir faktureringen särskilt svår eftersom det arbete som utförs ofta varierar från kund till kund. Vissa uppgifter behöver faktureras med ett fast pris, andra med timmar och material – och vissa med tillägg beroende på tid och plats. När dessa variationer måste hanteras manuellt blir det både långsamt och sårbart.
Uppgiftsbaserad fakturering - ett underlag, inga fel
Det mest effektiva sättet att säkerställa korrekt fakturering är att använda ett system där fakturorna genereras direkt från utförandet av uppdraget. När en uppgift skapas, schemaläggs och slutförs i samma plattform kan de registrerade uppgifterna automatiskt ligga till grund för fakturan.
Ett system som Microbizz gör det möjligt att koppla medarbetarnas timmar, material, ersättningar och dokumentation direkt till den specifika uppgiften. När uppdraget är slutfört och godkänt är fakturaunderlaget klart - utan att ekonomiavdelningen behöver hämta information från flera olika ställen. Detta minskar antalet fel och eliminerar behovet av omkontroller.
Det innebär också att ekonomiavdelningen och den operativa verksamheten arbetar utifrån samma datauppsättning. Inga missförstånd om vad som har gjorts, när det hände eller vem som utförde uppgiften. Allt är dokumenterat och registrerat i realtid.
Kopplingen mellan faktura och dokumentation
En viktig orsak till fel i faktureringen är otillräcklig dokumentation. När en kund kontaktar din organisation och ber om en förklaring till en faktura måste du kunna dokumentera vad som har levererats – och när. Detta kräver att data samlas in på ett strukturerat sätt och lagras på rätt sätt.
I många fall behandlas dokumentationen som en separat process: bilder, anteckningar, materialförteckningar och arbetstid lagras separat och det tar tid att sammanföra dem. Med en digital lösning där all dokumentation skrivs in, laddas upp och lagras direkt på jobbet blir det en naturlig del av faktureringen.
Systemet kan till och med generera bilagor automatiskt, så att kunden får både fakturan och tillhörande dokumentation i samma flöde. Detta eliminerar tveksamheter, minskar antalet klagomål och förbättrar din professionella image.
Undvik dubbelarbete med integration till ekonomisystem
Även i företag med bra dokumentation begås misstag när data överförs från operativa system till ekonomisystem. Att mata in information manuellt – eller exportera och importera – skapar flaskhalsar och möjligheter till fel. Det är tidskrävande och ineffektivt.
En plattform som Microbizz möjliggör integration med ekonomisystem som e-conomic, Microsoft Dynamics och andra ERP-lösningar. Fakturadata kan överföras automatiskt så att uppgifter, timmar och material omvandlas till fakturor utan manuellt ingripande. Det gör faktureringen snabbare, mer exakt och mycket enklare att skala upp i takt med att verksamheten växer.
Transparens och kontroll - hela vägen till kunden
När faktureringen är uppgiftsbaserad uppstår en ny typ av transparens. Medarbetarna ute på fältet vet vad de behöver registrera. Projektledare kan spåra i realtid. Ekonomiavdelningen arbetar med fullständiga och giltiga data. Och kunden får en faktura som stämmer överens med upplevelsen.
Detta skapar förtroende – både internt och externt. Och det är detta förtroende som skiljer moderna organisationer från dem som fortfarande kämpar med att stämma av timmar, material och fakturor.
