Från och med den 1 juli i år träder nya regler i kraft som innebär att alla danska arbetsgivare måste införa ett system för att registrera de anställdas dagliga arbetstid. I den här artikeln ger vi dig några tips om hur du kan implementera de nya reglerna om arbetstidsregistrering i din organisation.
Vad är bakgrunden till de nya reglerna?
De nya reglerna om arbetstidsregistrering har sitt ursprung i ett avgörande från EU-domstolen i det så kallade Deutsche Bank-målet 2019.
Baserat på denna dom från EU-domstolen har det danska folketinget nu antagit en ny lag, som är en ändring av arbetstidslagen. Den nya lagen kommer att säkerställa att Danmark fortfarande uppfyller kraven i EU:s arbetsdirektiv. Den nya lagen anger att arbetsgivaren måste "införa ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för registrering av arbetstid som gör det möjligt att mäta den dagliga arbetstiden för var och en av de berörda medarbetarna".
Vad innebär lagen för dig som arbetsgivare?
Den nya lagen innebär att du som arbetsgivare måste se till att alla dina anställdas arbetstid registreras i ett tillförlitligt tidsregistreringssystem. Men lagen innebär också att din organisation måste uppdatera sina GDPR-processer, anställningsavtal och personalhandbok så att de uppfyller de nya kraven.
Så trots de goda intentionerna om balans mellan arbete och privatliv skapar lagen en stor administrativ börda för dig som arbetsgivare.
Guide till reglerna för tidsregistrering
Att implementera regler för tidsregistrering i din organisation kan verka överväldigande, särskilt om du inte har gjort det tidigare. För att underlätta processen har vi sammanställt en guide som hjälper dig genom de viktigaste stegen.
Steg 1: Tidrapporteringssystemet
Det första du behöver ta tag i som arbetsgivare är tidrapporteringssystemet. Som nämnts ovan kräver de nya reglerna att tidsregistreringssystemet ska vara "objektivt, tillförlitligt och tillgängligt". Men det finns också en metodfrihet när det gäller hur den dagliga arbetstiden ska mätas och registreras. Vi vill understryka att det endast är arbetstiden som ska registreras - inte arbetsuppgifterna. Dina anställda behöver därför inte ange vad de gjorde när de var på jobbet, så länge de bara anger hur länge de arbetade.
En av de viktigaste sakerna att tänka på när det gäller tidrapporteringssystemet är att dina anställda måste kunna komma åt sin egen information i systemet. Dessutom är du som arbetsgivare skyldig att lagra den registrerade informationen i fem år.
Steg 2: Självorganiserare?
När du har ditt tidsregistreringssystem på plats är det dags att fundera på vilka av dina anställda som ska registrera sin tid. Den tydliga utgångspunkten enligt lag är att alla anställda måste registrera sin arbetstid. Men i juridikens värld finns det sällan en regel utan undantag, och i det här fallet är undantaget de så kallade "självorganisatörerna".
"Egenorganisatörer" är den enda grupp av anställda som är undantagna från tidsregistrering. För att vara självorganiserande måste den anställde antingen själv bestämma sin arbetstid eller arbeta på ett sätt där det inte är möjligt att bestämma arbetstiden i förväg. Det är till exempel inte "tillräckligt" att den anställde i allmänhet arbetar hemma. I lagförslaget listas ett antal exempel på vilka som kan vara självorganiserande, och det är till exempel anställda i ledande ställning, seniora jurister och vissa akademiker.
Som arbetsgivare måste du göra en individuell bedömning av alla dina anställda för att avgöra om en eller flera av dem kan kategoriseras som självorganiserare. Det räcker alltså inte att bara dela in medarbetarna i grupper och sedan kategorisera en hel grupp som självorganiserare.
Om en medarbetare är självorganiserare måste detta också framgå av anställningsavtalet.
Steg 3: GDPR, anställningsavtal och andra dokument
När du har ditt tidrapporteringssystem på plats och du har bedömt om någon av dina anställda kvalificerar sig som självorganiserare, är du redan på god väg att implementera de nya reglerna. Men för att uppfylla kraven fullt ut måste du också uppdatera företagets GDPR-processer och dokument, t.ex. anställningsavtal och personalhandbok.
När det gäller GDPR-processer är det viktigt att dina anställda informeras om registreringen av arbetstid. Dessutom måste nya integritetsmeddelanden skickas ut till de anställda om registreringen och GDPR-inventeringen måste uppdateras. Dessutom måste nya personuppgiftsbiträdesavtal upprättas eller befintliga avtal uppdateras.
När det gäller anställningsavtal måste du, som nämnts ovan, se till att det framgår av anställningsavtalet om en eller flera av dina anställda är självorganisatörer. Vi rekommenderar att ni även uppdaterar anställningsavtalen för era övriga anställda så att det framgår att den anställde är skyldig att registrera sin dagliga arbetstid.
Sist men inte minst är det en god idé att uppdatera personalhandboken med företagets policy för tidsregistrering.
Steg 4: Policy för tidsregistrering
Det sista steget du behöver ta innan du kan implementera de nya reglerna är att skapa en policy för tidsregistrering i din organisation. Policyn ska tydligt informera medarbetarna om vad som ska registreras samt när och hur det ska ske. Dessutom bör du informera dina anställda om att du som arbetsgivare kommer att övervaka registreringarna och kontrollera de registrerade uppgifterna. Som nämnts ovan kan denna policy läggas till i personalhandboken.
Vanliga frågor och svar
Vad kräver den nya lagen specifikt av arbetsgivarna när det gäller registrering av arbetstid?
Den nya lagen kräver att alla arbetsgivare inför ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för alla anställda för att registrera den dagliga arbetstiden.
Hur kan arbetsgivare säkerställa att deras tidsregistreringssystem är både objektivt och tillförlitligt?
Arbetsgivare kan säkerställa detta genom att välja system som är erkända för sin tillförlitlighet och användarvänlighet, och genom att kontinuerligt testa systemets effektivitet och säkerhetsfunktioner.
Vem är undantagen från kravet på tidsregistrering och hur bedöms detta?
De så kallade "självorganisatörerna" är undantagna från kravet på tidsregistrering enligt lag, vanligtvis högre chefer eller akademiker. Beslutet kräver en individuell bedömning av varje anställd baserat på deras arbetsuppgifter och självständighet.
Hur påverkar implementeringen av dessa nya regler dina befintliga GDPR-processer?
Företag kommer att behöva uppdatera sina GDPR-processer för att inkludera nya integritetsmeddelanden om tidsuppföljning, samt revidera databehandlingsavtal och säkerhetsåtgärder.
Vilka är de vanligaste misstagen som företag gör när de implementerar tidsspårning och hur undviker man dem?
Vanliga misstag är otillräcklig utbildning av anställda och att interna policyer inte uppdateras. Dessa kan undvikas genom noggranna förberedelser och tydliga kommunikationsstrategier.
Källa: Mieritz Law Firm Business - Mieritz Law Firm (mlaw.dk)
Läs mer om Microbizz för tidsregistrering här