So reduzieren Bauunternehmer den Verwaltungsaufwand durch digitale Abläufe

So reduzieren Bauunternehmer den Verwaltungsaufwand durch digitale Abläufe

Bauunternehmer reduzieren den Verwaltungsaufwand durch digitale Abläufe, indem sie Arbeitszeiten und Materialien einmalig direkt vor Ort erfassen, anstatt die Zahlen im Büro erneut einzugeben, indem sie die Dokumentation während der Ausführung der Arbeiten sammeln während die Arbeiten ausgeführt werden, und indem sie einen Großteil der Koordination, die sonst telefonisch erfolgt, durch digitale Planung ersetzen. Der Verwaltungsaufwand verschwindet selten von selbst, aber die Zeit, die heute für Doppelarbeit und die Suche nach Informationen aufgewendet wird, lässt sich in der Regel deutlich reduzieren.

Wohin fließt typischerweise die Verwaltungszeit von Bauunternehmern?

Doppelte Erfassung zwischen Baustelle und Büro

Wenn ein Vorarbeiter Arbeitsstunden und Materialien auf Papier oder in einer Notiz festhält und das Büro diese Angaben anschließend in ein anderes System eingeben muss, wird zweimal Zeit für dieselben Informationen aufgewendet, und das Fehlerrisiko steigt dabei.

Dokumentation, die im Nachhinein zusammengetragen werden muss

Fotos, Checklisten und Notizen von der Baustelle sind oft auf mehrere Handys und in verschiedenen Chat-Verläufen verstreut, bis jemand Zeit aufwenden muss, um alles zusammenzutragen, wenn die Rechnung oder eine Kundenanfrage dies erfordert.

Koordination, die per Telefon erfolgt

Ohne einen gemeinsamen Überblick darüber, wer sich wo befindet, läuft ein Großteil der Koordination über Hin- und Rückrufe zwischen dem Büro und den Baustellen ab – jedes Mal, wenn sich im Laufe des Tages etwas ändert.

So reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch digitale Abläufe

Erfassen Sie Arbeitszeit und Materialien einmalig, direkt vom Einsatzort aus

Wenn die Zeiterfassung direkt vom Auftrag vor Ort erfolgt, können dieselben Zahlen für die Rechnungsgrundlage wiederverwendet werden, ohne dass sie anschließend erneut eingegeben werden müssen.

Dokumentation direkt am Einsatzort sammeln, während die Arbeiten ausgeführt werden

Fotos, Checklisten und Abweichungen, die direkt am Einsatzort in für die Qualitätssicherung erfasst werden, stehen sofort zur Verfügung, anstatt später auf mehreren Handys gesucht werden zu müssen.

Lassen Sie die digitale Planung einen Teil der Telefonate ersetzen

Dank eines gemeinsamen Überblicks in„ “, dem Auftragsmanagementunter und der mobilen App „ “ unter kann die Verwaltung den Status der Aufträge einsehen, ohne herumtelefonieren zu müssen, und Vorarbeiter können Aufträge neu zuweisen, ohne auf einen Rückruf warten zu müssen.

Häufig gestellte Fragen zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands

Wie viel Verwaltungsaufwand können wir realistisch einsparen?

Das hängt davon ab, wie viel doppelte Erfassung und manuelles Suchen derzeit stattfindet. Je mehr Zeit heute dafür aufgewendet wird, dieselben Zahlen an mehreren Stellen einzugeben, desto größer ist in der Regel das Einsparpotenzial.

Müssen alle Mitarbeiter die App vom ersten Tag an nutzen?

Am effektivsten ist es, wenn die Mitarbeiter im Außendienst die Daten direkt vor Ort erfassen, aber Sie können durchaus mit den wichtigsten Funktionen beginnen und diese nach und nach erweitern, sobald Sie die Vorteile erkennen.

Ist das nur für große Bauunternehmen relevant?

Nein. Selbst ein kleines Team, das einige Baustellen koordiniert, verbringt in der Regel Verwaltungszeit mit doppelter Dateneingabe und Telefonaten, die durch digitale Abläufe reduziert werden können.

Wie finden wir heraus, worauf wir konkret den Schwerpunkt legen sollen?

Sehen Sie sich an, worauf Sie bei der Auswahl einer Außendienst-Software achten sollten – hier finden Sie eine Übersicht über die Funktionen, die Bauunternehmen in der Regel die größten Einsparungen bei der Verwaltungsarbeit bringen.