För Watersystems har arbetet med Microbizz inneburit en möjlighet att grundligt gå igenom företagets dagliga arbetsflöden. Fokus har till stor del legat på att se över och optimera processer - och inte minst på att kvalitetssäkra allt arbete som utförs i samband med minireningsverk.
Företaget arbetar i en vardagsmiljö där dokumentation och efterlevnad av lagkrav spelar en viktig roll, och därför har det varit avgörande att ha ett systematiskt och strukturerat sätt att lösa uppgifterna.
Watersystems använder Microbizz för alla frågor som rör deras minireningsverk. Det gäller vid försäljning av system, löpande service, när det uppstår problem med systemen och vid skapande av call-out-uppgifter.
Minireningsverken är upplagda som utrustning i Microbizz, så systemet används genomgående som det centrala verktyget för att hantera uppdrag, service och uppföljning. På så sätt samlas informationen på ett ställe och både tekniker och administration arbetar utifrån samma grund.
Watersystems implementerade Microbizz redan 2015-2016. Företaget gick från ett traditionellt hängmappssystem till en digital lösning, vilket gjorde det möjligt att skapa en mycket bättre överblick över minivattenreningsverk, serviceuppdrag och uppdragsinnehåll.
Samtidigt blev det enklare att arbeta mer strukturerat med planering och optimering av rutter ute på uppdrag, vilket resulterade i ett bättre flöde i det dagliga arbetet.
Under 2020 togs ytterligare ett steg då Watersystems implementerade en automatiserad process för hantering av vattenprover.
När teknikerna är ute på servicebesök skannar de en streckkod som automatiskt kopplas till ett serviceformulär i Microbizz. Streckkoden placeras på vattenprovsglaset och när provet kommer tillbaka skannas det igen och placeras i roboten.
Resten av processen sker sedan automatiskt:
Vattenprovet kopplas till det relevanta serviceformuläret
Resultaten från vattenprovet bearbetas
Serviceformuläret med resultaten skickas automatiskt till både kunder och kommuner
Kommunerna har ett särskilt intresse av att kunna se att vattenproverna uppfyller de tillämpliga och lagstadgade kraven.
En betydande del av värdet för Watersystems ligger i det faktum att många manuella arbetsflöden har reducerats eller eliminerats. Där det tidigare fanns ett behov av att hantera och överföra data manuellt är processerna idag till stor del automatiserade.
Det innebär att det finns mindre data som bärs för hand och att medarbetarna inte längre behöver lägga tid på att mata in siffror och flytta information mellan olika system.
Watersystems har också satt upp automatisk serviceavisering av kunder via Microbizz. Inga telefonsamtal, vykort eller manuella e-postmeddelanden skickas ut.
Istället får kunderna ett automatiskt meddelande när en service har utförts och statusen uppdateras i systemet. Det är en lösning som företaget även använder internt i det dagliga arbetet.
Sammantaget har arbetet med Microbizz gett Watersystems möjlighet att kritiskt granska sina processer och kontinuerligt optimera dem. Samtidigt har företaget skapat ett stort värde genom att kunna kvalitetssäkra allt arbete som utförs.
Just för att data registreras och hanteras automatiskt minskar risken för fel och dokumentationen finns alltid tillgänglig – utan att det krävs extra manuella arbetsflöden.
Se intervjun med servicechefen Helle Zinck.