Servicevirksomheder registrerer tid digitalt ved at lade medarbejderne registrere direkte på opgaven fra mobilen, mens arbejdet udføres. Tiden bliver knyttet til den rigtige opgave eller det rigtige projekt, godkendes digitalt af en leder og føres derefter videre til løn og fakturering. Dermed forsvinder papirlisterne og den manuelle indtastning, hvor fejlene typisk opstår.
Dagens opgaver ligger klar i mobilappen på iOS eller Android, så medarbejderen ikke skal bruge en udskrevet liste. Appen er bygget til at kunne bruges ude i marken, også hvor dækningen er dårlig.
I tidsregistreringen kan medarbejderen enten indtaste timer manuelt eller bruge check-ind og check-ud på opgaven. Tiden knyttes til den opgave eller det projekt, der arbejdes på, så det er tydeligt, hvad timerne er brugt på.
En arbejdsdag består sjældent af én sammenhængende opgave. Derfor understøtter tidsregistreringen delregistreringer, pauser og overarbejde, så dagen kan registreres, som den faktisk forløb, i stedet for at blive samlet til ét tal om aftenen.
Før tiden bruges videre, kan den godkendes digitalt, for eksempel af en mellemleder. Godkendelsen er det led, der fanger afvigelser, mens opgaven stadig er i frisk erindring, og ikke først, når lønnen skal køres.
Efter godkendelsen overføres de registrerede timer automatisk til lønsystemet (via et tilkøbsmodul) og til faktureringen, hvor timerne indgår i fakturagrundlaget. Ingen skal skrive de samme tal ind en gang til.
De fleste fejl opstår, når tiden skrives ned bagefter, fra hukommelsen eller fra en seddel, der har ligget i bilen. Når medarbejderen registrerer på opgaven, mens den udføres, er der færre led, hvor tal kan blive glemt, afrundet eller skrevet forkert af.
Med check-ind og check-ud på opgaven registreres tidspunktet af systemet. Ved automatisk check-ind og check-ud gemmes desuden et GPS-stempel, så det kan dokumenteres, hvornår og hvor arbejdet startede og sluttede.
Papirlister og regneark ender ofte med flere versioner af den samme uge. Med et digitalt godkendelseslag er der én version, og den er låst, før den bruges til løn og fakturering. Hvis I vil følge op, kan lederen i rapporteringsmodulet se timer pr. opgave og pr. medarbejder løbende, i stedet for at vente på en samlet opgørelse.
Når de godkendte timer automatisk indgår i fakturagrundlaget, behøver kontoret ikke at samle seddel for seddel, før der kan faktureres. Det fjerner en typisk kilde til forsinkede fakturaer, og til timer, der aldrig bliver faktureret.
Den enkleste måde er, at medarbejderne registrerer tid direkte på opgaven i mobilappen, enten med check-ind og check-ud eller ved at indtaste timerne manuelt. Tiden knyttes automatisk til opgaven og kan derefter godkendes og bruges til løn og fakturering.
Ja. Tid kan registreres på mobil (iOS og Android) eller på pc, så både medarbejdere i marken og medarbejdere på kontoret kan registrere deres timer.
Ved at lade tiden gå igennem et digitalt godkendelseslag. En leder, for eksempel en mellemleder, godkender de registrerede timer, og først derefter låses tiden og overføres til løn og fakturering.
Ja. I rapporteringsmodulet kan ledere følge timer pr. opgave og pr. medarbejder i realtid, så afvigelser kan opdages, mens opgaverne stadig er i gang.
Ikke nødvendigvis. Mange starter med et hold eller en opgavetype og udvider, når medarbejderne er fortrolige med at registrere direkte på opgaven.