Entreprenører reducerer administrativt arbejde med digital drift ved at registrere tid og materialer én gang direkte fra opgaven i stedet for at taste tal ind igen på kontoret, ved at samle dokumentation på opgaven, mens arbejdet udføres, og ved at lade digital planlægning erstatte en stor del af den koordinering, der ellers foregår over telefonen. Det administrative arbejde forsvinder sjældent af sig selv, men den tid, der i dag går til dobbeltarbejde og eftersøgning af oplysninger, kan typisk reduceres markant.
Når en formand noterer timer og materialer på papir eller i en besked, og kontoret bagefter skal taste det samme ind i et andet system, bruges der tid to gange på den samme oplysning, og risikoen for fejl stiger undervejs.
Billeder, tjeklister og noter fra byggepladsen ligger ofte spredt på flere telefoner og i flere tråde, indtil nogen skal bruge tid på at samle det hele, når fakturaen eller en kundehenvendelse kræver det.
Uden et fælles overblik over, hvem der er hvor, ender meget koordinering med at foregå som opkald frem og tilbage mellem kontoret og byggepladserne, hver gang noget ændrer sig i løbet af dagen.
Når tidsregistrering sker direkte fra opgaven i marken, kan de samme tal genbruges til fakturagrundlaget, uden at nogen skal taste dem ind igen bagefter.
Billeder, tjeklister og afvigelser registreret direkte på opgaven i kvalitetssikringen ligger klar med det samme, i stedet for at skulle findes frem fra flere telefoner senere.
Med et fælles overblik i opgavestyringen og mobilappen kan kontoret se status på opgaverne uden at ringe rundt, og formænd kan omfordele opgaver uden at vente på et tilbagekald.
Det afhænger af, hvor meget dobbeltregistrering og manuel eftersøgning der foregår i dag. Jo mere tid der i dag bruges på at taste de samme tal ind flere steder, desto mere er der typisk at hente.
Det hjælper mest, hvis medarbejderne i marken registrerer data direkte fra opgaven, men I kan sagtens starte med de vigtigste funktioner og udvide, efterhånden som I ser gevinsten.
Nej. Selv et lille team, der koordinerer et par byggepladser, bruger typisk administrativ tid på dobbeltregistrering og telefonopkald, som kan reduceres med digital drift.
Se, hvad I skal prioritere, når I vælger field service-software, for en gennemgang af de funktioner, der typisk giver mest administrativ tidsbesparelse for entreprenørvirksomheder.