Microbizz følger en opgave gennem hele dens forløb i ét system, fra en arbejdsordre bliver oprettet, til fakturaen er sendt. Undervejs bliver opgaven planlagt, udført og dokumenteret i marken, tiden bliver registreret, og arbejdet faktureres direkte ud fra det, der reelt er udført. Fordi det hele foregår i samme platform, undgår virksomheden at skulle overføre oplysninger manuelt mellem flere systemer.
De første trin handler om at få opgaven oprettet, planlagt og udført korrekt, inden den kan dokumenteres og faktureres.
En opgave starter typisk, når en kunde henvender sig, eller når en aftale udløser nyt arbejde. Kundens oplysninger ligger allerede i CRM'et, og selve opgaven oprettes med kunde, adresse, opgavetype og deadline i opgavestyringen.
Opgaven tildeles en medarbejder og et tidspunkt i planlægningen. Skal medarbejderen besøge flere kunder samme dag, kan kørselsplanlægning sætte besøgene i den rækkefølge, der giver mindst kørsel.
Medarbejderen åbner opgaven i mobilappen, som også virker uden netværksdækning. Her ses alle oplysninger om opgaven, og eventuelt udstyr, der skal bruges eller registreres i forbindelse med opgaven.
De sidste trin sikrer, at det udførte arbejde bliver dokumenteret, faktureret og synligt i virksomhedens økonomi, uden manuelle mellemregninger.
Tidsregistrering sker direkte fra mobilen, i takt med at arbejdet udføres, i stedet for at blive noteret på papir og indtastet senere. Samtidig kan medarbejderen udfylde kvalitetsskemaer og tage billeder som dokumentation for kunden eller myndighederne.
Når opgaven er markeret som udført, kan den faktureres direkte ud fra den registrerede tid og de anvendte materialer, uden at nogen skal taste tallene ind igen manuelt.
Ledelsen kan følge status på tværs af alle opgaver i rapporteringen, og den registrerede tid kan sendes videre til lønsystemet, så tidsregistrering og lønudbetaling hænger sammen.
Virksomheden vælger selv, hvilke moduler der skal bruges. Mange starter med opgavestyring og tidsregistrering og tilføjer flere trin, som fakturering eller kvalitetssikring, senere.
Ja. Mobilappen har offline-funktionalitet, så medarbejderen kan registrere tid og dokumentation, selv hvis der ikke er dækning på stedet. Data bliver synkroniseret, så snart forbindelsen er tilbage.
Ja. Via API-integrationer og EDI kan data om fakturaer og løn sendes videre til andre systemer, virksomheden allerede bruger.
Det afhænger af virksomhedens egne rutiner, men fordi faktureringen trækker direkte på den registrerede tid og dokumentation, kan opgaven faktureres, så snart den er godkendt, i stedet for at vente på, at papirer når tilbage til kontoret.