Opgavestyringssoftware samler alle virksomhedens opgaver ét sted og følger hver opgave fra oprettelse til afslutning: opgaven oprettes med kunde, adresse og deadline, tildeles en medarbejder, udføres og opdateres fra mobilen, og status er løbende synlig for kontoret. I en servicevirksomhed erstatter softwaren typisk mails, regneark og telefonopkald som den måde, opgaver bliver fordelt og fulgt op på.
En opgave oprettes i sags- og opgavestyringen med kunde, adresse, opgavetype og deadline. Kundens oplysninger ligger i forvejen i systemet, så de ikke skal indtastes igen hver gang.
Opgaven får en ansvarlig medarbejder og et tidspunkt i planlægningen, så det er tydeligt, hvem der gør hvad og hvornår, uden at det skal aftales over telefonen.
I mobilappen kan medarbejderen se opgavens detaljer, registrere tid og materialer og afslutte opgaven, også uden netdækning.
Fordi medarbejderen opdaterer opgaven direkte, kan kontoret se, hvad der er udført, og hvad der mangler, uden at ringe rundt eller vente på en rapport ved dagens slutning.
Når opgaven er afsluttet, ligger den registrerede tid og de brugte materialer klar som fakturagrundlag, uden at nogen skal samle oplysningerne sammen bagefter.
Opgaver, kundeoplysninger og dokumentation er samlet i ét system i stedet for spredt på mails, regneark og papirlapper, som hver især kun nogle få personer har overblik over.
I et regneark er status kun så ny, som den sidste person, der opdaterede det. I opgavestyringssoftware opdateres status, hver gang medarbejderen registrerer noget på opgaven.
Billeder, noter og registreringer er knyttet direkte til den enkelte opgave, så de kan findes igen, hvis kunden senere spørger til det udførte arbejde. Hvad der sker uden digitale systemer, er beskrevet i en af vores øvrige artikler om opgavestyring.
Opgavestyring handler om at oprette, fordele og følge op på de enkelte opgaver, mens projektstyring samler flere opgaver i et større forløb med overblik over tid og økonomi på tværs af dem.
Ja, hvis mobilappen har offline-funktionalitet. Data registreres på telefonen og synkroniseres, så snart forbindelsen er tilbage.
Det afhænger af virksomhedens størrelse og antal moduler. Mange starter med de vigtigste funktioner, som oprettelse, planlægning og registrering af tid, og udvider derefter, efterhånden som behovet vokser.
I en samlet platform gør den. Den tid og de materialer, medarbejderen registrerer på opgaven, bruges direkte som grundlag for fakturaen, i stedet for at skulle tastes ind igen i et separat system.