En rengøringsvirksomhed har brug for software, der kan håndtere faste, tilbagevendende opgaver på mange lokationer, dokumentere kvalitetskontrol og inspektioner og gøre timerne til løngrundlag og fakturagrundlag uden manuel indtastning. Det kan enten være et branchesystem bygget til rengøring eller en field service management-platform, der dækker rengøring sammen med andre serviceopgaver. Laver I kun rengøring, kan et branchesystem være nok. Leverer I også vinduespolering, ejendomsservice eller andre facility-ydelser, passer en samlet platform som Microbizz typisk bedre, fordi alle opgaver, medarbejdere og kunder ligger i samme system.
Rengøring adskiller sig fra mange andre servicebrancher. Opgaverne gentager sig, medarbejderne arbejder ofte på skiftende adresser og tidspunkter, og kunden kan ikke altid se resultatet med det samme. Det stiller nogle særlige krav.
De fleste rengøringskunder har en abonnementsaftale med faste intervaller. Softwaren skal kunne oprette opgaverne automatisk ud fra aftalen, så ingen skal huske at lægge dem ind hver uge. I Microbizz håndteres abonnementskunder med digitale arbejdsgange i sags- og opgavestyringen, så aftalerne overholdes inden for de rammer og betingelser, der er aftalt.
Sygdom, nøgler der mangler, og kunder der flytter et besøg, er hverdag. Planlægningen skal tage udgangspunkt i deadlines og ledige ressourcer og kunne justeres hurtigt, så medarbejderne altid ser den nyeste plan i appen. Har holdene mange adresser om dagen, kan kørselsplanlægning skære unødvendige kilometer fra.
Kvalitet i rengøring skal kunne vises, når kunden spørger. I Microbizz planlægges inspektioner efter aftale, og det rette skema knyttes automatisk til opgaven. Skemaer til inspektioner, kvalitetstjek og lukning udfyldes med enkle afkrydsninger. Registreres en afvigelse, kan der automatisk oprettes en ny opgave, så fejlen bliver rettet. Læs mere om kvalitetssikring.
Mange rengøringsvirksomheder har mange timelønnede medarbejdere, og lønnen er ofte den tungeste administrative opgave. Se efter et system, hvor tidsregistreringen sker i appen og går direkte videre til løn og fakturering. Microbizz har et lønmodul, der afleverer et komplet løngrundlag til lønsystemet. Partneren A/S fortæller, at lønbehandlingen tidligere tog to personer to til tre dage plus en dags indtastning, og at den nu klares på én dag af to personer.
Rengøringsbranchen har mange medarbejdere med andre modersmål end dansk. Et system, medarbejderne ikke forstår, bliver ikke brugt. Microbizz findes blandt andet på dansk, engelsk, tysk, svensk, norsk og finsk, både på computeren og i appen.
Når kunden selv kan se, hvor og hvornår der er gjort rent, med billeder og kvalitetstjek, falder antallet af opkald og diskussioner om fakturaen. I Microbizz sker det via ekstranettet, hvor kunden logger ind og finder dokumentationen selv.
Laver I udelukkende rengøring, og har I ikke planer om at udvide med andre ydelser, kan et system bygget specifikt til rengøring dække behovet. Tjek dog, at det kan håndtere løn, kvalitetsdokumentation og kundeadgang, og at det kan integreres med jeres økonomisystem.
Mange rengøringsvirksomheder leverer mere end rengøring, for eksempel vinduespolering, ejendomsservice, grønne områder eller tekniske opgaver for de samme kunder. Så er det en fordel, at alle ydelser planlægges, dokumenteres og faktureres i samme system. Microbizz er en dansk field service management-platform, der bruges af virksomheder inden for facility management og rengøring, og den er modulopbygget, så I kan starte med opgavestyring, tidsregistrering og kvalitetssikring og udvide løbende.
RenEksperterne bruger Microbizz til at få overblik over opgaverne, give mere fleksibilitet til både ledelse og medarbejdere og slippe for papirarbejde og unødig kørsel.
Software, der kan oprette faste opgaver ud fra aftaler, dokumentere kvalitetskontrol, registrere tid til løn og faktura og give kunden adgang til dokumentationen. Det kan være et branchesystem til rengøring eller en field service management-platform som Microbizz, hvis I også leverer andre serviceydelser.
Ja. I Microbizz registrerer medarbejderne tid, udfylder skemaer og rapporterer afvigelser direkte i appen, og ændringer i planen vises med det samme.
Ja. Microbizz har både tidsregistrering og et lønmodul, der afleverer et komplet løngrundlag til jeres lønsystem.
Det afhænger af antallet af kunder, lokationer og medarbejdere. Med få faste kunder og ét hold kan et regneark række. Når aftaler bliver glemt, eller lønnen tager dage, er det tid til et system. Microbizz er modulopbygget, så I kan starte i det små.
Start med de opgaver, der koster mest tid i dag, typisk faste aftaler, kvalitetsdokumentation og løn. Du kan bestille en demo og se, hvordan det ser ud med jeres egne kunder og hold.