Servicevirksomheder kan planlægge teknikerruter med tre typer software: kalender og regneark, et selvstændigt ruteværktøj eller en field service management-platform med indbygget kørselsplanlægning. For virksomheder med kørende teknikere og mange opgaver om dagen er det typisk den sidste type, der giver mest mening, fordi ruten bygger på de samme opgaver, den samme planlægning og den samme tidsregistrering, som resten af driften bruger.
Mange starter her. Opgaverne ligger i en kalender eller et regneark, og en planlægger sætter rækkefølgen sammen ud fra kendskab til området. Det fungerer, så længe teknikerne har få besøg om dagen, og ændringerne er få. En kalender kan vise, hvornår en tekniker er optaget, men den regner ikke på afstande mellem adresserne.
Et selvstændigt ruteværktøj beregner en rækkefølge ud fra adresser og afstande. Det kan give kortere ruter, men opgaver, tidsregistrering og fakturagrundlag ligger typisk i andre systemer. Så skal adresser og opgaver ind i værktøjet, og resultatet skal ud igen, før teknikerne og kontoret kan bruge det.
I en field service management-platform er kørselsplanlægningen en del af den samme løsning som opgavestyring, planlægning, tidsregistrering og fakturering. I Microbizz optimerer kørselsplanlægningen ruten ud fra placering, deadlines, prioritet og medarbejdere, og kompetencekrav tages med i planlægningen. Planlæggeren kan se ruten på kort, i lister og på tidslinjer og tildele opgaver til den bedst placerede medarbejder.
En kort rute hjælper ikke, hvis teknikeren mangler den rette kompetence, eller en opgave med deadline ender sidst på dagen. Tjek, at ruten kan bygges ud fra mere end afstand.
Optimering er et forslag, og planlæggeren ved ofte ting, som softwaren ikke gør. Se efter, at ruten kan tilpasses manuelt, for eksempel med drag-and-drop, uden at starte forfra.
Hasteopgaver og forsinkelser hører til hverdagen. Det er en fordel, hvis ruten opdateres automatisk, når noget ændrer sig, og hvis planlæggeren kan se, hvor teknikerne befinder sig, når en hasteopgave kommer ind. I Microbizz kan planlæggeren se liveposition via GPS ved hasteopgaver.
Ruten skal være nem at følge ude i marken. I mobilappen kan teknikeren se dagens rute og navigere til næste lokation, i stedet for at ringe til kontoret efter næste adresse.
Det er her, et selvstændigt værktøj oftest kommer til kort. Når ruten er koblet til planlægningen, til tidsregistreringen og til faktureringen, behøver ingen at overføre data mellem systemer, når en opgave er udført.
Kalenderplanlægning bestemmer, hvem der skal hvad og hvornår. Ruteplanlægning bestemmer, i hvilken rækkefølge adresserne skal besøges, så kørslen bliver så kort som muligt. Se, hvordan ruteplanlægningssoftware fungerer, hvis I vil forstå mekanikken bag.
Har I allerede en platform til opgavestyring, er det typisk enklere at bruge den kørselsplanlægning, der følger med, så data kun skal ligge ét sted. Et selvstændigt værktøj kan give mening, hvis ruteplanlægning er det eneste, I har brug for at digitalisere.
Det afhænger af, hvor mange adresser teknikerne når om dagen. Har de kun et par besøg dagligt, er gevinsten ved optimering mindre. Jo flere stop, desto mere er der at hente. Læs mere om at forbedre ruteeffektiviteten for serviceteknikere.
Ja. Ruter kan tilpasses manuelt, for eksempel med drag-and-drop, så planlæggerens viden om kunder og områder stadig kan bruges.