Field service management-software til virksomheder med udemedarbejdere skal kunne håndtere planlægning, udførelse, dokumentation og fakturering af opgaver, der løses ude hos kunden, uden at medarbejderen sidder ved en fast computer. I praksis stiller det andre krav end almindelig kontorsoftware: løsningen skal virke uden fast netværksdækning, kunne bruges fra en mobil, og kunne koble det udførte arbejde direkte til tid og faktura. Ikke alle systemer, der kalder sig field service-software, opfylder de krav lige godt i den daglige drift.
Når medarbejderne løser opgaver ude hos kunden i stedet for på et fast kontor, opstår der nogle udfordringer, som softwaren skal løse, for at drift og administration hænger sammen:
Det er disse forhold, kravene til en field service management-løsning bygger på, ikke en generel liste over funktioner, en leverandør synes lyder godt.
Softwaren skal kunne tildele opgaver til den rigtige medarbejder på det rigtige tidspunkt, og gerne justere kørselsplanlægningen, når en akut opgave kommer ind midt på dagen. Uden dynamisk planlægning ender koordineringen typisk med at foregå over telefonen alligevel.
En mobilapp med offline-funktionalitet er afgørende, fordi mange arbejdssteder, som kælderrum, industriområder eller landdistrikter, ikke har stabil dækning. Herfra skal medarbejderen kunne registrere tid, udfylde kvalitetsskemaer og tage billeder som dokumentation, uden at data går tabt, hvis forbindelsen mangler undervejs. Har virksomheden desuden meget udstyr og materiel i omløb, bør det kunne registreres på samme opgave.
Det udførte arbejde skal kunne faktureres direkte ud fra den registrerede tid og de anvendte materialer, uden at nogen taster tallene ind to gange. Skal data videre til virksomhedens øvrige systemer, som løn eller regnskab, bør det kunne ske via API-integrationer eller EDI, i stedet for manuel eksport og import.
Det sker oftest, når mobilappen kræver konstant netværksdækning, når planlægningen ikke kan justeres i løbet af dagen, eller når tidsregistrering og fakturering ikke hænger sammen, så data alligevel skal indtastes to steder.
Det afhænger af, hvor medarbejderne arbejder. Virksomheder med opgaver i kældre, på byggepladser, eller i områder med dårlig dækning har mest brug for det, men i praksis er det en fordel for de fleste virksomheder med udemedarbejdere, da dækning aldrig kan garanteres.
Ja. En virksomhed, hvor alle arbejder fra kontoret, har typisk ikke behov for offline-funktionalitet, mobil tidsregistrering eller kørselsplanlægning på samme måde, da opgaverne ikke løses spredt ude i marken.
Ja. Microbizz' platform er bygget specifikt til virksomheder med udemedarbejdere, blandt andet inden for byggeri, service, forsyning og facility management, med offline mobilapp, dynamisk planlægning og direkte kobling mellem opgave, tid og faktura.