Projektstyringssoftware er som regel nok til en servicevirksomhed, hvis opgaverne planlægges og følges op fra et skrivebord, og kun få medarbejdere arbejder ude hos kunderne. Har virksomheden derimod kørende medarbejdere med mange korte opgaver på forskellige adresser, mangler projektstyringssoftware typisk det, der er specifikt for feltservice: mobil adgang, der virker uden netdækning, kørselsplanlægning, registrering af tid og materialer direkte på opgaven og en kobling til fakturagrundlaget.
Projektstyring er bygget til at planlægge forløb med flere delopgaver, afhængigheder og deadlines, hvor formålet er at holde styr på, hvad der skal ske i hvilken rækkefølge.
Værktøjerne giver typisk et godt overblik over, hvem der har ansvar for hvilke opgaver, og hvor langt projektet er nået, når arbejdet overvejende foregår ved en computer.
For en servicevirksomhed med få medarbejdere i marken, længerevarende opgaver og et overskueligt antal besøg om ugen kan projektstyringssoftware sagtens være tilstrækkeligt. Der er ingen grund til at gøre det mere komplekst end nødvendigt.
Medarbejdere, der arbejder i kældre, på tagflader eller i områder med dårlig dækning, har brug for en mobilapp, der virker offline, og som synkroniserer, når forbindelsen er tilbage.
Har teknikerne mange korte besøg på forskellige adresser, er kørselsplanlægning afgørende for at få dagen til at hænge sammen. Det er sjældent en del af et projektværktøj, der er bygget til skrivebordsarbejde.
Tids- og materialeregistrering samt kvalitetssikring og billeddokumentation skal kunne ske på selve opgaven, mens arbejdet udføres, i stedet for at blive samlet sammen bagefter.
I en servicevirksomhed skal det udførte arbejde kunne omsættes direkte til et fakturagrundlag. Mangler den kobling, ender det med manuel afstemning, hver gang en opgave er afsluttet.
Ja, men det betyder typisk, at data skal overføres manuelt mellem de to. Mange servicevirksomheder vælger derfor en samlet platform, der også dækker projektstyring, så opgaver, tid og økonomi hænger sammen ét sted.
Når en stigende del af tiden går med at ringe til teknikerne, samle tid og materialer sammen bagefter og lave fakturagrundlaget manuelt, er det et tegn på, at projektværktøjet ikke længere dækker behovet i marken.
Nej. En field service management-platform er bygget omkring kørende medarbejdere og samler sags- og opgavestyring, kørselsplanlægning, tids- og materialeregistrering, kvalitetssikring og fakturagrundlag, ikke kun overblik over opgaver og deadlines.
Så kan projektstyringssoftware sagtens være nok i en periode. Se de andre alternativer til field service-software for en gennemgang af, hvornår hvert af dem rækker, og hvornår det begynder at koste mere, end det sparer.