Digital kvalitetssikring i field service fungerer ved, at medarbejderne udfylder skemaer og tjeklister i en mobilapp på selve opgaven, med fotos og noter, i stedet for på papir bagefter. Registrerer de en afvigelse, kan systemet oprette en ny opgave automatisk, og de udfyldte skemaer gemmes som dokumentation, der kan deles med kunden. I praksis kræver det gode skemaer, en kobling mellem skema og opgave og en fast opfølgning på afvigelser. Microbizz er en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring, hvor kvalitetssikring er en del af samme platform som opgavestyring og fakturagrundlag.
Forløbet er det samme, uanset om det handler om et servicebesøg, en byggeopgave eller en kontrol på et anlæg. Det er skemaerne og kontrolpunkterne, der er forskellige.
Kontoret opretter standardiserede eller skræddersyede skemaer og tjeklister med check-felter, dropdowns og kommentarfelter. Et skema svarer til det, der før stod på papir eller i et regneark: hvad skal kontrolleres, og hvad skal registreres.
Skemaet kobles til de rigtige opgaver. Den automatiske skemafunktion knytter dem til opgaverne, og medarbejderne får påmindelser om at udfylde dem, så kontrollen ikke afhænger af, at nogen husker det.
Medarbejderen udfylder skemaet i mobilappen på stedet og kan tage billeder og uploade dem direkte. Appen virker også offline, så kontrollen kan udføres, selv hvor dækningen er dårlig.
Finder medarbejderen en afvigelse, registreres den i skemaet. Så oprettes der automatisk en ny opgave, og kvalitetschefen får besked. Afvigelsen bliver dermed fulgt op, i stedet for at ligge som en bemærkning i en rapport.
Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed. Rapporten gemmes med signatur, tidsstempel og noter, og de udfyldte skemaer ligger på opgaven og projektet. Rapporter kan sendes som PDF og deles med kunder og samarbejdspartnere via ekstranettet.
Ledelsen kan på dashboards se kommende tjek, afsluttede inspektioner og åbne afvigelser og bruge rapportering til at se, hvor der gentager sig fejl.
En servicetekniker har et besøg hos en kunde. Skemaet til besøget er koblet til opgaven, så det ligger klar i appen. Teknikeren går skemaet igennem, tager billeder af anlægget og noterer en slidt pakning som afvigelse. Der oprettes en ny opgave til udskiftningen, og kvalitetschefen får besked. Til sidst underskriver kunden på teknikerens enhed, og rapporten gemmes på opgaven, klar til at blive sendt eller delt.
Software kan ikke afgøre, hvad et skema skal indeholde, eller hvilke krav der gælder for jer. Det er stadig virksomhedens opgave. Software kan til gengæld sørge for, at det, I har besluttet, bliver udfyldt og gemt ens hver gang. Microbizz oplyser på sin kvalitet og compliance-side, at skemaerne også kan bruges til lovpligtige KS-skemaer, som er udbredt i flere brancher.
For entreprenører og håndværkere handler det om kvalitetsskemaer på mobilen, billeder og afvigelser knyttet til projekter. Servicevirksomheder bruger tjeklister, kundegodkendelse og historik. I forsyning er fokus på dokumentation og sporbarhed, hvilket compliance-artiklen uddyber. Munck Forsyningsledninger oplyser på forsyningssiden, at de har fået bedre dokumentation, både kvalitetsmæssigt og tidsmæssigt. I facility management er det ensartet kvalitet på tværs af lokationer, med skemaer tilpasset hver kunde.
Det er kontrol og dokumentation af udført arbejde, der sker digitalt på opgaven i stedet for på papir. Medarbejderne udfylder skemaer og tjeklister i en app, tager billeder og registrerer afvigelser, og dokumentationen gemmes på opgaven eller projektet.
Der oprettes automatisk en ny opgave, og kvalitetschefen får besked. Afvigelsen kan dermed følges op og lukkes, i stedet for at blive i en rapport.
Ja. Kunden kan underskrive på medarbejderens enhed, og rapporten gemmes med signatur, tidsstempel og noter. Den kan sendes som PDF, og kunder og samarbejdspartnere kan få adgang via ekstranettet.
Ja, ifølge Microbizz' side om kvalitet og compliance kan skemafunktionen også bruges til lovpligtige KS-skemaer. Hvilke krav der gælder for jer, og hvad skemaerne skal indeholde, er jeres eget ansvar, så tjek det med jeres branche eller rådgiver.
Ja. Microbizz' side om kvalitetssikring beskriver, at kvalitetssikring kan bruges fra både mobil og tablet. Du kan bestille en demo og se, hvordan skemaerne ser ud med jeres egne opgaver.