De første 90 dage med field service-software handler om at komme fra beslutning til daglig brug. Typisk går den første tid med at kortlægge arbejdsgange og gøre data klar, den næste med en pilot og træning, og den sidste med bred udrulning og de første justeringer. Microbizz er en dansk field service management-platform til opgave- og projektstyring, og tidsrammen afhænger af virksomhedens størrelse og omfang. 90 dage er derfor en ramme at planlægge efter, ikke en garanti.
Forløbet bygger på Microbizz' fire trin: forståelse og dataklarhed, pilot, træning og forankring samt opfølgning og justeringer. Her er de fordelt over tre perioder. Hvor lang tid hvert trin tager, afhænger af jer.
Den første måned handler om grundlaget. Sammen med Microbizz kortlægger I jeres forretning, arbejdsgange og eksisterende data, så der er noget solidt at bygge videre på. I deltager selv, fordi viden hos jeres nøglepersoner skal blive til fælles arbejdsmetoder.
Brug også tiden på at afgrænse en første fase. Start med det, der skaber mest værdi i hverdagen, for eksempel opgavestyring, tids- og materialeregistrering og fakturagrundlag, og lad resten vente. Sæt gerne to eller tre mål, som I kan følge op på senere, for eksempel hurtigere fakturering eller mindre dobbeltarbejde.
I anden måned prøver et udvalg af jeres medarbejdere en hel arbejdsgang af, fra opgaven oprettes, til tid og materialer er registreret, og fakturagrundlaget er klart. I udvælger selv pilotbrugerne fra kontor og drift. Formålet er ikke kun at teste systemet, men at skabe ejerskab, så pilotbrugerne senere kan hjælpe deres kolleger.
Undervejs justeres opsætningen, og administratorer og medarbejdere trænes. Microbizz planlægger træningen sammen med jer, så de rigtige personer får den på det rigtige tidspunkt. Medarbejderne i marken bruger mobilappen, så tid og dokumentation registreres på opgaven, mens arbejdet udføres.
Når piloten har vist, at arbejdsgangen fungerer, rulles løsningen ud til resten af organisationen. De første uger i drift viser normalt noget, der skal justeres, og det er en del af forløbet. Microbizz følger op og tilpasser løsningen, og I kan selv oprette skemaer og arbejdsgange og sætte egne startsider op, i takt med at behovet vokser.
Dag 90 er ikke slutlinjen. Go-live er begyndelsen på, at systemet skaber værdi, og værdien kommer af at følge op, justere og udvide løbende.
Efter 90 dage bør I kunne se forskel i den daglige drift. Her er eksempler på, hvad I kan holde øje med:
Det er eksempler, ikke krav. Vælg de tegn, der passer til de mål, I satte i første måned.
Forløb, der kører skævt, har ofte de samme årsager: for mange krav på én gang, data der ikke er klar, træning på det forkerte tidspunkt og manglende opfølgning efter go-live. Det hjælper at starte småt, og at ledelsen prioriterer indsatsen, så arbejdsmåden bliver forankret i organisationen.
Det afhænger af virksomhedens størrelse, hvor mange funktioner I starter med, og hvor klar jeres data er. Microbizz angiver ikke en fast tidsramme, men skriver i en egen artikel, at en implementering ikke behøver tage et år eller mere. 90 dage er en praktisk ramme at planlægge efter.
Nej. Forløbet starter med det vigtigste og bygges ud i faser, så det er overskueligt og risikoen er lavere. Resten kan I tilføje, når den første fase fungerer, for eksempel via platformens moduler.
Pilotbrugere fra både kontor og drift, som I udvælger selv. Vælg gerne medarbejdere, der kender arbejdsgangen godt, og som kan hjælpe deres kolleger bagefter.
I deltager i kortlægningen af arbejdsgange og data, udvælger pilotbrugere og sørger for, at administratorer og medarbejdere bliver trænet, planlagt sammen med Microbizz.
I Micropedia, Microbizz' digitale håndbog med funktioner, processer og guides, og hos Microbizz, som følger op efter go-live. Du kan kontakte Microbizz, hvis I vil høre, hvordan et forløb ville se ud hos jer.