De mest almindelige alternativer til field service management-software er regneark og papir, generel projektstyringssoftware, ERP alene, eller en samling af enkeltstående værktøjer sat sammen. De kan alle være tilstrækkelige for en mindre virksomhed med få opgaver i marken, men bliver typisk utilstrækkelige, i takt med at antallet af samtidige opgaver og udemedarbejdere vokser.
Mange virksomheder starter med at styre opgaver i regneark, kalendere og på papir. Det kræver ingen investering og er hurtigt at komme i gang med, men hele ansvaret for at holde data opdateret og samlet ligger hos den enkelte medarbejder, og intet er koblet automatisk sammen med fakturering eller tidsregistrering.
Generelle projektstyringsværktøjer kan give overblik over opgaver og deadlines, men er som udgangspunkt bygget til opgaver, der planlægges og følges op på fra et skrivebord. De mangler typisk indbygget kørselsplanlægning, en offline mobilløsning til dokumentation i marken, og en direkte kobling mellem udført arbejde og faktura.
Et eksisterende ERP-system dækker ofte regnskab og økonomi godt, men er sjældent bygget til at planlægge og dokumentere opgaver, der løses ude hos kunden. Hvornår ERP er nok, og hvornår det ikke er, afhænger især af, hvor stor en del af driften der reelt foregår i marken.
Nogle virksomheder løser opgaven ved at sætte flere separate værktøjer sammen, for eksempel én kalenderapp til planlægning, ét regneark til tidsregistrering og ét system til fakturering. Det kan fungere i en periode, men betyder samtidig, at data om den samme opgave er spredt flere steder, og at ingen af værktøjerne taler sammen automatisk.
For en mindre virksomhed med få medarbejdere og et overskueligt antal opgaver om ugen kan regneark, papir eller enkeltstående værktøjer sagtens være tilstrækkeligt. Der er ikke noget galt med at starte simpelt.
Ja, for en meget lille virksomhed med få samtidige opgaver kan det være tilstrækkeligt. I takt med at antallet af opgaver og medarbejdere i marken vokser, bliver det dog hurtigt tidskrævende at holde regnearket opdateret og korrekt.
Fordi den typisk mangler funktioner, der er specifikke for arbejde i marken, som offline adgang fra mobilen, kørselsplanlægning og en direkte kobling mellem udført arbejde og faktura.
Et dedikeret system samler planlægning, udførelse, dokumentation og fakturering i én platform, i stedet for at data er spredt på tværs af flere separate værktøjer eller manuelle processer.
Typisk når det tager mere tid at holde styr på opgaverne manuelt, end det ville tage at bruge et samlet system. Se, hvad field service-software til udemedarbejdere konkret kræver i praksis, eller kontakt Microbizz for en vurdering af jeres situation.